Jak zapojit AI do práce s dokumenty: architektura AI nad DMS

Umělá inteligence dnes nabízí mnoho možností, jak zlepšit práci s dokumenty. Organizace dnes experimentují například s analýzou obsahu dokumentů, automatickým shrnováním informací nebo generováním nových dokumentů.

Při těchto experimentech ale často vzniká otázka, jak vlastně AI do práce s dokumenty zapojit. Mnoho firem totiž hledá jeden „AI nástroj na dokumenty“, který by měl vyřešit všechny scénáře – od analýzy smluv až po automatizaci dokumentových procesů.

V praxi ale AI obvykle nefunguje jako samostatná aplikace. Největší přínos má ve chvíli, kdy je zapojená do existující architektury práce s dokumenty – typicky v prostředí systémů pro správu dokumentů (DMS). Právě tento přístup se dnes často označuje jako AI document management. Právě tento přístup dnes často označujeme jako AI document management, tedy využití AI jako vrstvy nad dokumentovými systémy.

Text vychází ze zkušeností s návrhem a rozvojem DMS v prostředí velkých organizací.

V tomto článku najdete

• AI nad dokumenty není jen práce s textem
• DMS jako zdroj kontextu pro AI
• Jak AI využívá informace z workflow
• Orchestrace AI nad dokumenty
• Nezávislost na konkrétním AI modelu
• AI document management jako vrstva nad dokumentovými systémy

AI nad dokumenty není jen práce s textem

Mnoho experimentů s AI nad dokumenty se soustředí především na text dokumentu. Model analyzuje obsah dokumentu nebo odpovídá na otázky nad dokumenty.

Ve firemním prostředí ale dokument obvykle není jen samostatný soubor. Je součástí širšího kontextu, který zahrnuje například:

• typ dokumentu
• stav dokumentu v procesu
• historii změn
• komentáře účastníků workflow
• vztahy mezi dokumenty

Právě tento kontext umožňuje správně interpretovat obsah dokumentu.

DMS jako zdroj kontextu pro AI

Systémy pro správu dokumentů uchovávají informace, které jsou pro práci s dokumenty zásadní. Kromě samotného dokumentu obsahují například:

• metadata dokumentu
• historii verzí
• informace o tom, kdo dokument upravoval nebo schvaloval
• vazby mezi dokumenty a procesy

Pro AI jsou tyto informace často klíčové. Umožňují například rozlišit, zda je dokument aktuální, jaký má status v procesu nebo v jakém kontextu vznikl.

Zkušenost z provozu ukazuje, že právě metadata a kontext dokumentu mají pro správnou interpretaci dokumentů často větší význam než samotný text.

Jak AI využívá informace z workflow

Jednou z nejzajímavějších oblastí využití AI nad dokumenty je práce s informacemi, které vznikají v průběhu workflow.

Během práce s dokumentem se totiž ukládá velké množství informací, například:

• komentáře účastníků procesu
• důvody změn dokumentu
• historie rozhodování
• informace o tom, kdo dokument upravoval nebo schvaloval

AI může tyto informace analyzovat a připravit kontext pro další práci s dokumentem. Může například vytvořit shrnutí dokumentu včetně důležitých změn nebo upozornit na informace, které mohou být pro další rozhodování relevantní.

V projektech, kde se AI zapojuje přímo do workflow práce s dokumenty, se často ukazuje, že právě tento kontext výrazně zvyšuje hodnotu AI výstupů.

Orchestrace AI nad dokumenty

V moderních architekturách proto často vzniká další vrstva, která propojuje dokumentové systémy, workflow a AI modely. Tato vrstva se někdy označuje jako orchestrace.

Jejím úkolem může být například:

• připravit vstupní data pro AI model
• vybrat vhodný model pro konkrétní scénář
• zpracovat výstup modelu
• předat výsledky zpět do systému nebo workflow

Díky tomu může AI pracovat s dokumenty v jejich skutečném kontextu a zároveň zůstává součástí existujících procesů.

Nezávislost na konkrétním AI modelu

Dalším důležitým principem moderních řešení je nezávislost na jednom konkrétním AI modelu.

Organizace mohou pro různé scénáře využívat různé typy modelů, například:

• velké jazykové modely pro analýzu textu
• specializované modely pro klasifikaci dokumentů
• interní modely provozované v infrastruktuře organizace

Architektura, která umožňuje tyto modely kombinovat, dává organizacím větší flexibilitu a umožňuje reagovat na rychlý vývoj AI technologií.

AI document management jako vrstva nad dokumentovými systémy

Z pohledu architektury tedy AI obvykle nepředstavuje samostatný systém, který by dokumentové systémy nahrazoval.

Naopak. Ve většině organizací funguje jako další vrstva, která:

• analyzuje dokumenty
• interpretuje jejich obsah
• připravuje informace pro uživatele

Právě v tomto spojení – mezi dokumenty, procesy a AI – vzniká největší potenciál pro zlepšení práce s dokumenty ve firmách.

Kontext, proč AI bez struktury dokumentů často nepřináší očekávaný přínos, vysvětlujeme také v článku AI práce s dokumenty: proč AI selhává v chaosu dokumentů.