AI a práce s dokumenty v DMS: kdy dává umělá inteligence smysl – a kdy zvyšuje nejistotu

Tento článek se zaměřuje na využití AI při práci s dokumenty jako jeden z aspektů správy dokumentů v DMS.

Text vychází ze zkušeností s návrhem a rozvojem DMS v prostředí velkých organizací.

V praxi se ukazuje, že přínos AI nevyplývá ze samotné technologie, ale z toho, jak jsou dokumenty v DMS řízeny a zasazeny do kontextu.

V tomto článku

• Proč je efektivita AI u dokumentů vždy otázkou DMS
• Co AI při práci s dokumenty v DMS skutečně dělá
• Když AI pracuje bez jasného kontextu dokumentů
• AI jako vrstva nad řízenými dokumenty v DMS
• AI a zodpovědnost za rozhodnutí
• Jak využívat AI v DMS při rozhodování

Proč je efektivita AI u dokumentů vždy otázkou DMS

AI je dnes přirozenou součástí diskuse o správě dokumentů. Organizace zvažují vyhledávání, sumarizaci nebo práci s dokumenty napříč agendami.

Skutečný přínos AI se však vždy odvíjí od toho, jak jsou dokumenty v DMS řízeny.

AI nemění způsob práce s dokumenty. Zesiluje důsledky toho, jak je DMS navrženo.

Pokud nejsou základy konzistentní, projeví se to při využití AI velmi rychle.

Co AI při práci s dokumenty v DMS skutečně dělá

AI pracuje s obsahem a souvislostmi.

Typicky:

• vyhledává informace napříč dokumenty
• interpretuje text
• vytváří shrnutí nebo návrhy
• propojuje informace z různých zdrojů

AI však nerozlišuje význam a kontext dokumentu.

Neví:

• zda je dokument finální nebo pracovní
• zda je aktuální nebo historický
• jakou má váhu

Tyto rozdíly musí být definovány v DMS.

Když AI pracuje bez jasného kontextu dokumentů

Pokud DMS neposkytuje jednoznačný kontext, AI může:

• pracovat s neplatnými verzemi
• kombinovat různé fáze dokumentu v rámci jeho životního cyklu
• vytvářet těžko obhajitelné výstupy

Zkušenosti z praxe ukazují, že největší riziko AI nespočívá v technologii, ale v nejistotě ohledně původu a významu dokumentů, se kterými pracuje.

„Využití AI nad dokumenty nejčastěji nenaráží na technologii, ale na nejasný kontext, verze a zodpovědnost dokumentů v DMS.“ Jozef Gotzman, OpenText Solution Architect

AI jako vrstva nad řízenými dokumenty v DMS

Smysluplné využití AI předpokládá, že:

• dokumenty mají jasně definovaný životní cyklus
• je určena zodpovědnost
• je zachován kontext
• je možné dohledat zdroje

Bez těchto vazeb AI zesiluje nejistotu namísto toho, aby ji snižovala.

AI při správě dokumentů v DMS přináší hodnotu jen tam, kde jsou dokumenty zasazeny do řízeného kontextu – s jasným životním cyklem, zodpovědností a dohledatelností.

V tomto prostředí AI nepřebírá zodpovědnost. Funguje jako podpůrná vrstva.

AI a zodpovědnost za rozhodnutí

Při využití AI zůstává zodpovědnost vždy na straně organizace.

Je třeba vědět:

• z jakých dokumentů AI čerpá
• se kterými verzemi pracuje
• jak je možné výstupy vysvětlit

Pokud tyto informace nejsou k dispozici, AI zvyšuje nejistotu namísto přínosu.

Jak využívat AI v DMS při rozhodování

Při rozhodování má smysl klást si otázky:

• jsou dokumenty důvěryhodné
• je jasný jejich význam v čase
• je možné výstupy AI obhájit
• podporuje AI pracovní proces, nebo jen zesiluje stávající problémy

Odpovědi na tyto otázky rozhodují o tom, zda AI přinese reální hodnotu.

Více k tématu správy dokumentů

Více k tématu najdete v hlavním článku: Správa dokumentů (DMS): jak vybudovat udržitelný základ pro práci s dokumenty ve firmě

AI při práci s dokumenty dává smysl jen tehdy, když navazuje na architekturu, přístupy a životní cyklus dokumentů.

Autor

Lukáš Hronek, Head of OpenText Team

Lukáš se věnuje oblasti správy dokumentů od roku 2018. Specializuje se na platformu OpenText Content Managementx a OpenText Intelligent Capture, které nasazoval v prostředí velkých organizací v energetice, bankovnictví i dalších odvětvích – například pro Západoslovenskou distribuční, E.ON, Komerční banku či GECO. Má zkušenosti s analýzou, konzultacemi i technickou implementací DMS řešení. Ve společnosti IXTENT vede OpenText tým.