Společnost PPF a.s.

Spoločnosť PPF a.s. komunikuje prostredníctvom tisícov e-mailov, ktoré sa týkajú obchodného prípadu jej finančných a kapitálových aktivít. Archiváciou a zabezpečením elektronickej pošty spoločnosť PPF a.s. zabezpečila komplexnú a efektívnu správu e-mailovej komunikácie spoločnosti vrátane príloh. Nasadením znalostného a fulltextového vyhľadávania vrátane diakritiky umožnila rýchlu a prehľadnú dokumentovateľnosť internej a externej komunikácie, a to najmä vo vzťahu ku klientom, čo sa pozitívne prejavilo v službách poskytovaných spoločnosťou PPF a.s.

Organizácie

Medzinárodná skupina PPF úspešne spravuje aktíva v hodnote takmer 250 miliárd CZK. Tvoria ju finančné inštitúcie (Česká pojišťovna, Penzijní fond ČP, Home Credit, eBanka a i.) a špecializované spoločnosti poskytujúce komplexné služby v oblasti správy majetku.

Situácie

Poštový server spoločnosti PPF spravuje všetku elektronickú komunikáciu používateľov spoločnosti vrátane celej histórie na účely dokumentácie. Všetky e-maily sa uchovávajú na serveri, žiadne sa nepresúvajú na používateľské stanice.

Spoločnosť PPF sa rozhodla znížiť kapacitné nároky poštového servera MS Exchange, a to aj v rámci podnikových aplikácií. Extrémne zaťaženie obrovskej databázy obmedzovalo rýchlosť odozvy servera – dávkové spúšťanie a administratívne zásahy trvali neúmerne dlho, čo ohrozovalo nepretržitú prevádzku poštového systému PPF.

Bolo potrebné zabezpečiť automatickú a ad-hoc archiváciu starších e-mailov

Dovtedy bol maximálny vek e-mailu 6 mesiacov, potom bolo potrebné odstrániť alebo vytvoriť súbor PST. Spoločnosť mala záujem o zachovanie možnosti jednoduchého a bezpečného prístupu používateľov k archívu z programu MS Outlook a o vyhľadávanie e-mailov na základe znalostí. V čase špecifikácie projektu bol systém zaťažený 385 poštovými schránkami so stovkami tisíc e-mailov s hraničnou úrovňou zaplnenia schránky približne 87 MB, pričom priemerná veľkosť e-mailu bola 77 kB.

Cieľom projektu bolo preto zmenšiť veľkosť databázy Exchange

Všetky položky, prílohy a telá správ boli teda určené na archiváciu. Požiadavkou bolo, aby archivácia prebiehala automaticky podľa veku správy.

Kľúčovou oblasťou riešenia bola požiadavka na vyhľadávanie obsahu všetkých správ vrátane archivovaných správ a ich príloh na základe znalostí.

Riešenie

Pre komplexné riešenie bola vybraná spoločnosť IXTENT s.r.o., ktorá pre projekt archivácie elektronickej pošty navrhla produkty balíka ECM od spoločnosti Open Text corporation – Livelink ECM for Email Archiving MS Exchange a pre znalostné vyhľadávanie Convera RetrievalWare Fulltext Search Engine od britskej spoločnosti Convera.

Nový systém bol postavený na platforme archívneho servera s kombináciou fulltextového servera a optického archívu

Veľkosť databázy MS Exchange sa výrazne znížila napriek trojnásobnému nárastu času prevádzky, a teda aj počtu e-mailov uložených v databáze MS Exchange.

Základom archivácie bola archivácia e-mailov vrátane príloh alebo možnosť archivácie iba príloh. Táto archivácia sa vykonáva automaticky vrátane zabezpečenia na výstupnom vstupe. Okrem tohto prístupu bola nastavená široká škála nastavení stratégie archivácie s možnosťami automatickej a interaktívnej/manuálnej archivácie alebo nastavenia automatickej archivácie z administrátorského prostredia na platforme Microsoft Management Console. Pridelenie PPF a.s. vyžadovalo aj funkčnosť pre offline prístup k archivovaným položkám a nástroj na archiváciu súborov PST.

Na vyhľadávanie založené na znalostiach a fulltextové vyhľadávanie bol integrovaný profesionálny vyhľadávací nástroj Convera RetrievalWare, ktorý ľahko vyhľadáva požadované informácie z e-mailov a príloh priamo z prostredia klienta Exchange.

Po implementácii riešenia spoločnosť PPF a.s. zaznamenala niekoľko uspokojivých skutočností:

  • Obnovila sa rýchlosť MS Exchange a skrátil sa čas zálohovania. Vďaka uvoľneniu kapacity sa znížilo zaťaženie serverov MS Exchange.
  • Maximálny vek e-mailov uložených na serveri Exchange bol predĺžený na neobmedzený čas, ale systém nevykazoval žiadne zaťaženie.
  • Pomocou nástroja Knowledge Management od spoločnosti Convera Retrieval Ware alebo indexovaním všetkých archivovaných e-mailov sa umožnilo jednoduché fulltextové vyhľadávanie všetkých archivovaných e-mailov a príloh.

Pri fulltextovom vyhľadávaní môžete zadať heslo s českou diakritikou alebo bez nej. Všetky znaky s diakritikou možno previesť na znaky bez diakritiky, čo poskytuje priaznivejší výsledok fulltextového vyhľadávania.

Spoločnosť PPF a.s. získala kontrolu nad obsahom poštového servera, zabránila strate údajov a umožnila spracovanie súborov PST tak, aby údaje neboli uložené na lokálnych diskoch používateľov.

Spoločnosť PPF a.s. používa škálovateľné riešenie bez obmedzenia počtu používateľov alebo veľkosti ich schránok. Toto riešenie spĺňa legislatívne požiadavky miestnych a medzinárodných noriem SEC 17a-4, NASD Rules 3010/3110, NYSE Rule 440, Sarbanes-Oxley.

Na prácu mimo siete je k dispozícii offline prístup pre mobilných používateľov alebo prístup OWA.

Celý systém je otvorený a podporuje najnovšie verzie klientov – MS Exchange 2003. Stabilitu archivovaných položiek zaručuje vysokokvalitné úložisko s funkciou Single Instance Archiving (SIA).

Projekt PPF a.s. – Archivácia elektronickej pošty a vyhľadávanie znalostí bol nasadený v priebehu dvoch mesiacov.