OPEC Fund for International Development  (OFID) OPEC Fund for International Development (OFID)

Integrace SAP systému s OpenText Extended ECM

IXTENT byl přizván OpenTextem k projektu OASIS, jehož cílem byla integrace SAPu se systémem na správu dokumentů pomocí softwarového produktu OpenText Extended ECM. Jednalo se o projekt ve společnosti The OPEC Fund for International Development (OFID), který trval celkem 18 měsíců.

Zákazník

The OPEC Fund for International Development (OFID) je finanční instituce zřízená členskými státy OPEC v roce 1976 pro pomoc rozvojovým zemím. OFID ve spolupráci s mezinárodním společenstvím dárců a partnery z rozvojových zemí, se snaží stimulovat hospodářský růst a zmírnit chudobu ve všech znevýhodněných oblastech světa. Hlavní sídlo společnosti OFID je ve Vídni. 

Řešení

V průběhu všech obchodních procesů OFID je vytvářeno mnoho dokumentů a je potřeba s nimi soustavně pracovat v rámci celého obchodního procesu, do něhož vstupuje nezávisle na sobě velké množství uživatelů.  Interní Document Management System se nazývá "EDMS". Ten bylo nutné integrovat se SAPem pomocí software OpenText Extended ECM (dále jen xECM).

Business workspace

Jedním z klíčových konceptů  xECM je vytváření „business workspace“ – je možné si představit jako kontejner, v němž je umístěno vše, co souvisí s relevantním obchodním případem. Kontejner poskytuje všem uživatelům 360° pohled na obsah vztahující se jak k informacím o obchodním případu v SAP tak i v EDMS. Jedná se o strukturovaný i nestrukturovaný obsah. Uživatelé mají tak veškeré relevantní informace k obchodnímu případu na jednom místě.

Následující obrázek znázorňuje identifikované SAP business objekty a jejich vzájemné vazby zahrnuté v rámci obchodního případu.

1)    Projekt  - je nejdůležitějším objektem v rámci obchodních procesů OFID. Zahrnuje počáteční proces tvorby úvěrů a později i výplat pro konkrétní obchodní partnery.

2)    Smlouva/úvěr - je druhým nejvýznamnějším objektem v rámci obchodních procesů OFID. Je založen na vytváření úvěrů. Tyto úvěry jsou spojeny s konkrétním obchodním případem. Na jeden projekt může být navázáno několik úvěrů.

3)    Obchodní partner – v obchodních procesech OFIDu hraje významnou roli jak vytváření úvěrů tak i obchodní partneři.

4)    Finanční operace/portfolio – portfolio v SAP TRM je organizačním prvkem pro seskupování různých finančních transakcí a stavu za účelem reportování.

Vytvoření (nebo aktualizace) konkrétního kontejneru je iniciováno založením (nebo aktualizací) business objektu v prostředí SAPu. V každém z těchto kontejnerů je vytvořena předdefinovaná adresářová struktura týkající se daných obchodních procesů. Právě do těchto struktur jsou poté vkládány nejrůznější dokumenty. A to jak manuálně, typicky ručním vložením samotným pracovníkem, nebo automaticky, kdy je vytvářenému dokumentu nalezen odpovídající kontejner a struktura (např. u dokumentů vytvářených hromadným tiskem v SAP prostředí).

Na základě definovaných vztahů mezi jednotlivými SAP business objekty byly vytvořeny relevantní vazby i mezi jednotlivými kontejnery. V praxi to znamená možnost pomocí jednoho kliknutí „skákat“ z kontejneru určeného např. pro daného business partnera do kontejneru přidruženého objektu, např. kontraktu. Tato funkcionalita je zachována ve všech prostředích, ve kterých se ke kontejnerům přistupuje.

Další důležitou vlastností implementovaného řešení je přístup nejen ze dvou standardních prostředí (SAP systému a EDMS), ale i z třetího prostředí – zákaznického informačního systému MIS – integrovaného tak, že poskytuje odpovídající odkazy na kontejnery v EDMS.

Vše je zastřešeno modelem oprávnění vycházejícího z autorizačního konceptu. Ten byl navržen tak, aby při práci v EDMS reflektoval organizační strukturu společnosti (aby pracovníci různých oddělení měli přístup k dokumentům a informacím, které odpovídali jejich pracovní pozici).

Workflow

Bylo zavedeno jednoduché schvalovací workflow – umožňuje shromažďovat připomínky a schvalovat v EDMS (v jednom až dvou schvalovacích krocích, jeden až dva schvalovatelé / jedna až dvě skupiny schvalovatelů).

Migrace

Migrace dokumentů byla provedena ze tří zdrojů

-       Skenování dokumentů (již existujících papírových dokumentů)

-       Migrace z adresářové struktury (existující soubory a odpovídající metadata)

-       Migrace dokumentů uložených v EDMS. Jedná se o již existující dokumenty v EDMS, které musely být přesunuty do nových cílových adresářových struktur (nově vzniklé kontejnery pro konkrétní SAP business objekty)

Shrnutí

Rozsáhlé obchodní procesy a s nimi spojené dokumenty a veškeré obchodní informace byly zpřehledněny a utříděny díky vytvoření kontejnerů v EDMS. Do nich mohou uživatelé vstupovat z několika systémů a zefektivnit tak svou práci.

Chcete získávat novinky?