O2 Slovakia, s.r.o. O2 Slovakia, s.r.o.

Úspory z elektronického archivu

Společnost O2 Slovakia se za rok 2012 stala v nezávislé anketě zákazníků už po čtvrté operátorem roku na Slovensku. K 31. prosinci 2011 dosáhl počet aktivních zákazníků více než 1 164 000. Čistý přírůstek aktivních zákazníků od začátku roku 2011 představoval 283 735. Na základě hodnocení nezávislé agentury dosahuje společnost dlouhodobě nejvyšší hodnoty spokojenosti zákazníků ze všech operátorů na Slovensku. O2 Slovakia je součástí skupiny PPF. Více informací o společnosti naleznete na stránkách www.o2.sk.

Situace

O2 Slovakia provozovala elektronický archiv klientské dokumentace dlouhou dobu na SW platformě IBM FileNet. Především v posledních letech se však z důvodu všeobecného tlaku na úspory začaly jevit celkové náklady na vlastnictví této platformy jako příliš vysoké a vznikl tak požadavek na průzkum možností migrace celého řešení na jinou platformu. Logickým krokem bylo především posouzení možností konkurenční platformy Open Text, současné jedničky na světovém trhu technologií Enterprise Content Management (ECM), zastoupené na českém a slovenském trhu partnerskou společností IXTENT, resp. IXTENT Slovakia. IXTENT je totiž jednak dlouholetým dodavatelem řešení Open Text do O2 Czech Republic, mateřské společnosti O2 Slovakia, a navíc je od roku 2008 i implementačním partnerem a poskytovatelem podpory elektronického archivu a související digitalizační technologie Kofax pro O2 Slovakia. Vzhledem ke znalosti prostředí, všech dotčených technologií, jejich integrací a programových úprav tak byl IXTENT schopen nejlépe posoudit možnosti realizace migračního projektu, včetně ocenění nákladů. Optimalizací potřebných licencí, aby použitý typ licence přesně odpovídal potřebám zákazníka, minimalizací projektových prací, aby byly v maximální možné míře využity již vyvinuté integrační služby, zkrácením délky projektu, aby došlo k co nejmenšímu zatížení strany zákazníka, a v neposlední řadě i možností využití standardních HW serverů namísto drahých Itanium strojů, se podařilo předložit nabídku v takové podobě, která byla posouzena jako celkově výhodná. Celá akce tak byla schválena a v říjnu roku 2011 došlo k zahájení projektu.

Řešení

Migrace řešení elektronického archivu klientské dokumentace byla naplánována formou výměny „box za box“, tedy s maximálním využitím již existujících komponent a integrací a kompletním zachováním původní funkcionality. Délka projektu byla naplánována na 4 měsíce a v průběhu implementace nového řešení muselo dojít k migraci přibližně 24 milionů archivovaných dokumentů a to s důrazem na bezpečnost a spolehlivost. Ztráta byť jen jediného dokumentu byla totiž neakceptovatelným rizikem. Vytvořený migrační skript pro export dokumentu a jeho metadat z původního archivu a upravený standardní nástroj Document Pipeline pro import do nově implementovaného řešení proto musely obsahovat dostatečné kontrolní mechanismy k zamezení takového stavu.

Export dokumentů z IBM FileNet se skládal z následujících kroků:

Krok Podrobnější popis

Export seznamu ID dokumentů

Vytvoření seznamu dokumentů podle FileNet médií.

Příprava dávek

Vytvoření optimálně velikých dávek pro další exportní nástroje s ohledem na počet instancí a zátěž FileNet.

Export obsahů ve formátu FOB

Stažení obsahů dokumentů ve formátu FOB (FileNet OBject) a uložení na diskové pole.

Generování XML a nativních formátů

Stažení metadat k dokumentům, zápis do XML souborů. Konvereze FOB souborů do nativních formátů, spojování vícestránkových TIFF souborů do jednoho multipage TIFFu.

Monitoring

Evidence rychlosti zpracování dávek a počtu zpracovaných dokumentů. Centrální evidence chyb.

Import dokumentů do Open Text se skládal z následujících kroků:

Krok

Podrobnější popis

Kopírování vstupních souborů

Kopírování dokumentů a indexových XML souborů na linuxový aplikační server Open Text.

Prepipeline skript

Konverze vstupních dat do formátu požadovaného Document Pipeline.

Pipeline skript

Load dokumentů do Open Text prostřednictvím Document Pipeline, mazání vstupních dat z aplikačního serveru.

Monitoring

Evidence rychlosti zpracování dávek, počtu zpracovaných dokumentů a evidence chyb.

Kontrola kvality migrace

Kontrola úspěšnosti a kvality migrace.

Dalším úkolem bylo částečné přepsání existujících služeb zajišťujících integraci na stávající systémy v infrastruktuře zákazníka, tedy především:

Vedle toho bylo nutné dle požadavků zákazníka zajistit i přizpůsobení standardní webové aplikace Open Text pro správu archivovaných dokumentů a jejich metadat.

Z důvodu bezpečnosti bylo celé řešení nasazeno v módu vysoké dostupnosti s použitím clusteru a rozdělením zátěže. Jako fyzické HW úložiště bylo použito nepřepisovatelné WORM (Write Once Read More) zařízení EMC Centera.

Obrázek: Schéma řešení

Celý projekt se nakonec podařilo dokončit za 4,5 měsíce, namísto plánovaných 4 měsíců, a to především z důvodu delší optimalizace exportních a importních nástrojů pro zajištění akceptovatelné délky jednotlivých migračních běhů. K poslednímu přírůstkovému migračnímu běhu potom došlo těsně před nasazením do produkce po ukončení fáze čekání na okno pro release produkčních systémů dne 11.4.2012.

Shrnutí

Nasazení nové softwarové platformy Open Text, světové jedničky na trhu technologií Enterprise Content Management (ECM), přineslo především významné finanční úspory z provozu, kdy návratnost celé investice vychází menší než 1 rok. Nepřímými pozitivními efekty realizace jsou potom vyšší uživatelský komfort při práci a zlepšení celkového výkonu systému. 

Chcete získávat novinky?