Modrá pyramida stavební spořitelna, a.s. Modrá pyramida stavební spořitelna, a.s.

Elektronický archiv zákaznických složek

Modrá pyramida stavební spořitelna, a.s je významným a dlouholetým zákazníkem společnosti IXTENT. Za téměř desetileté období spolupráce zde byla realizována celá řada projektů vedoucích k efektivnější práci s dokumenty a informacemi v nich obsaženými. Jedním z posledních významných projektů bylo vytvoření zabezpečeného elektronického archivu pro archivaci dokumentů s biometrickými podpisy klientů.

Zákazník

Modrá pyramida stavební spořitelna, a.s. (dále také „Modrá pyramida“ nebo „MPSS“) se zaměřuje na poskytování finančního poradenství, které staví na dlouhodobém vztahu mezi klientem a finančním poradcem. Vedle tradičního stavebního spoření a úvěrů na bydlení nabízí v současné době i řadu pojišťovacích produktů a přináší výhodné řešení pro klienty v podobě nových konceptů – Moudrého spoření.

Modrá pyramida (dříve Všeobecná stavební spořitelna, a.s.) byla založena třemi akcionáři: Komerční bankou, a.s., BHW Holding AG Německo a Českou pojišťovnou, a.s. V roce 2006 se výhradním akcionářem Modré pyramidy stala Komerční banka, člen bankovní skupiny Société Générale.

Řešení       

Migrace eArchivu

Spolupráce mezi IXTENT a MPSS započala v roce 2007 po změně vlastnické struktury společnosti. Veškerou klientskou dokumentaci, která byla doposud archivována v zabezpečeném elektronickém archivu (eArchiv) spravovaném společností BHW Holding AG v Německu, bylo nutné oddělit a přenést do samostatného elektronického archivu MPSS. Bylo rovněž nutné zachovat stávající uživatelské prostředí, ergonometrii práce a všechny hlavní funkcionality eArchivu – např. napojení na skenování a OCR vytěžování informací z formulářů, zabezpečenou archivaci klientských dokumentů, generování odchozích dopisů atd.

Vzhledem k tomu, že eArchiv BHW Holding AG byl částečně postaven na technologickém řešení OpenText, s nímž má IXTENT dlouholeté zkušenosti, byl IXTENT vybrán jako nejvhodnější dodavatel pro tento projekt.

Během zhruba 1 roku se povedlo celý projekt Migrace eArchivu dotáhnout do úspěšného konce, přenést cca 50 miliónu elektronických dokumentů a zajistit přístup do elektronického archivu pro cca 350 interních a 1000 externích uživatelů.

Projekt Migrace eArchivu byl posléze rozšířen o další projekty/ scénáře.

Archivace zpráv z datových schránek

Projekt archivace zpráv z datových schránek (ISDS) byl reakcí na nový zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, který vzešel v platnost k 1. červenci 2009.

MPSS zpracovává každý den velký objem datových zpráv (řádově tisíce), bylo tedy nutné navrhnout sofistikované řešení, které by umožnovalo automatický příjem/ odesílání, třídění a vyhledávání datových zpráv dle pokročilých kritérií.

Řešení archivace datových zpráv bylo částečně zajištěno prostřednictvím produktu IXTENT ISDS Connector, který představuje komplexní řešení příjmu, odesílání a správy zpráv z datových schránek a jejich integraci s podnikovým informačním systémem.

Řešení společnosti IXTENT snížilo rizika spojená s pozdním doručením datových zpráv (10denní fikce doručení) a jejich následným zpracováním a zajistilo archivaci zpráv v souladu s interními a legislativními požadavky.

Elektronický archiv smluv, objednávek a faktur

V roce 2012 bylo na straně MPSS rozhodnuto o realizaci projektu implementace řešení pro elektronické zpracování a archivaci ekonomických dokumentů typu smlouvy, objednávky a faktury. Logickým krokem bylo využití již provozovaného elektronického archivu i pro dlouhodobou archivaci těchto typů dokumentů.

Zabezpečený elektronický archiv dokumentů s biometrickým podpisem

V roce 2014 oslovila MPSS společnost IXTENT s žádostí o rozšíření stávajícího elektronického archivu, o tzv. Biometrický archiv, v němž budou archivovány dokumenty opatřené biometrickým podpisem klienta.

Pro vytvoření Biometrického archivu byla opět použita technologie OpenText, která disponuje všemi požadovanými funkcionalitami pro zabezpečení a dlouhodobou důvěryhodnost z pohledu legislativy.

V projektu bylo zapotřebí vyřešit řadu bezpečnostních otázek zajišťujících ochranu dokumentů a informací v nich obsažených. Pro archivaci dokumentů s osobními údaji klienta a biometrickými údaji jeho podpisu byl vytvořen zabezpečený elektronický archiv s vyloučením možnosti neautorizovaného přístupu k dokumentům, včetně zajištění logování každého přístupu. Dokumenty jsou v Biometrickém archivu šifrovány a přístup k nim je zajištěn pouze na základě bezpečnostního certifikátu s omezenou časovou platností, který je generován při každém přístupu pro konkrétního pracovníka.

Shrnutí

Využití již existující technologie elektronického archivu OpenText umožnilo maximální utilizaci dříve provedených investic, zachování čisté architektury systémů a v konečném důsledku tak i nižší náklady na provoz. Modrá pyramida je i díky způsobu práce s elektronickými dokumenty moderní digitální společností, které se daří uspět i v dnešním těžkém konkurenčním prostředí.

Rozvojem elektronického archivu získala Modrá pyramida stavební spořitelna, a.s. komplexní řešení pro bezpečnou archivaci dokumentů v souladu s interními a legislativními požadavky a přiblížila se k cíli odbourat veškerou papírovou dokumentaci a v neposlední řadě pak zlepšit služby poskytované svým klientům. 

Chcete získávat novinky?