Góraždže Cement S.A. Góraždže Cement S.A.

Správa dokumentů v prostředí ERP systému SAP

Nasazení DMS pro SAP R/3 vyřeší širokou oblast schvalovacího procesu: zajištění uživatelského přístupu, sdílení dokumentů mezi uživateli, zajištění bezpečnosti a autorizace úkonů, vyhledávaní podle atributů, detailní postupy schvalovacího procesu, archivace a možnost sledování historie schvalovacího procesu.

Organizace

Společnost GÓRAŽDŽE CEMENT S. A., významný producent cementu a člen skupiny Heidelberger Cement, implementovala systém SAP R/3 a rozhodla se pokračovat v rozvoji informační technologie směrem ke stavu, kdy je práce s papíry nahrazena prací s elektronickými dokumenty.

Situace

Pod vedením pana Andrzeje Chalupky, IT managera, rozhodlo vedení nejprve nahradit papírový oběh faktur oběhem skenovaných dokumentů, přičemž distribučním systémem se stal SAP R/3. Jak však jak nejlépe zajistit konverzi papírových dokumentů do elektronické podoby a zapojit elektronické dokumenty do workflow systému SAP R/3?

Dodavatelem řešení byla zvolena společnost IXOS SOFTWARE s.r.o. se sídlem v Praze, pobočka celosvětové společnosti IXOS, zaměřená na země střední a východní Evropy. Pro toto rozhodnutí, které současně znamenalo vstup společnosti IXOS na polský trh, mluví dlouholeté zkušenosti a pozice společnosti IXOS jako vedoucí síly na trhu Document Management Systémů (DMS) pro SAP R/3.

IXOS ovšem nebyl pro Góraždže Cement neznámou firmou. Pro společnosti skupiny Heidelberger Cement je typická regionální spolupráce, a tak se pracovníci oddělení IT mohli seznámit s úspěšně provedenou implementací systému IXOS v sesterské společnosti Českomoravský cement.

Řešení

Konzultanti společnosti IXOS Praha našli v Góraždže Cement skvělý tým specialistů SAP R/3, kteří se podíleli na úvodní analýze projektu a aktivně spolupracovali při implementaci a zaškolení vlastních uživatelů.

"Jazyk nikdy nepředstavoval překážku", říká o implementaci Tomáš Hyjánek, hlavní konzultant IXOS odpovědný za dodávku řešení. "Odborné záležitosti s týmem SAP R/3 jsme projednávali v angličtině, ale diskuse s klíčovými uživateli systému probíhala často česko - polsky". To je velmi důležité, protože nasazení systému DMS je vždy spojeno s podstatnou změnou práce společnosti. Firmy chtějí používat elektronické dokumenty ale málokdy si při zadání projektu uvědomují, jak rozsáhlý okruh otázek toto nasazení přinese, v oblasti zajištění uživatelského přístupu a sdílení dokumentů mezi uživateli, bezpečnosti, autorizací, vyhledávacích atributů, detailního postupu schvalovacího procesu?

Implementace

Jaké řešení tedy bylo v Góraždže Cement implementováno:

Papírové faktury jsou na vstupu označeny čárovým kódem a naskenovány ve skenovacím klientu IXOS-Enterprise Scan

Po naskenování jsou jednotlivé dokumenty archivovány. Archivace je ovládána z prostředí SAP R/3, kdy operátorka skenovacího pracoviště zároveň provádí základní klasifikaci dokumentů.

Archivací je dokument uložen na archivní server IXOS for SAP a odkaz na něj je uložen v položce workflow systému SAP. V systému SAP je dokument dohledatelný pomocí čárového kódu.

Dokumenty - faktury jsou směrovány pomocí workflow systému SAP na distributory - vedoucí účetních oddělení, které tyto faktury zpracovávají.

Distributoři směřují workflow dokumenty na jednotlivé účetní pracovníky ve svém oddělení, kteří provedou konečnou klasifikaci faktury a podle podpisového řádu společnosti bud fakturu pošlou do schvalovacího kolečka, nebo ji zaúčtují

Schvalování se také děje prostřednictvím workflow SAP. Zápis o schválení je propojen s archivovaným dokumentem.

Zaúčtovaná faktura je propojena s naskenovaným dokumentem. Tak si je možno při pohledu na doklad v SAP zobrazit jak naskenovaný originál, tak i případné další související dokumenty.

K usnadnění práce se systémem SAP pro nové uživatele, obzvláště z okruhu managementu, byl implementován další komponent řešení IXOS - DocuLink. Ten představuje výrazné usnadnění práce se systémem SAP pro uživatele, přivyklé na svět MS Windows. Jednotlivé doklady obchodního procesu (například nákupu) jsou uspořádány v souvisejících složkách a pomocí několika kliknutí myší lze například nalézt všechny nákupní objednávky, příjemky a (SES), související s fakturou v modulu MM. Archivované originály dokumentů a popřípadě i archivované výstupní dokumenty SAP se též zobrazí ve složkách příslušného dokladu SAP.

Software IXOS se naučil polsky a společnost Góraždže Cement si otevřela cestu k používání elektronických dokumentů v obchodním procesu a udělala významný krok k bezpapírové firmě.

Chcete získávat novinky?