GECO TABAK, a.s. GECO TABAK, a.s.

Komplexní řešení správy dokumentů včetně časových razítek

GECO TABAK, a.s. patří v ČR mezi největší dovozce tabákových výrobků a kuřáckých potřeb a jako jediná obchodní firma v oboru pokrývá distribucí a vlastním velkoobchodním prodejem celorepublikový trh. Současně společnost provozuje pod značkou „GECO" síť specializovaných prodejen typu "TABÁK – TISK" s širokou nabídkou periodického tisku, telefonních kupónů, jízdenek MHD, stíracích losů, zprostředkováním příjmu sázek a další. GECO TABAK, a.s. od roku 2000 působí i na slovenském trhu dceřinou společností GECO TABAK, s.r.o.

Cíle GECO TABAK, a.s.

Primárním cílem společnosti GECO TABAK, a.s. bylo řešení otázky archivace databázových dat ERP systému SAP R/3 z důvodu velikosti databáze, která obsahovala velké množství záznamů v modulech typických pro Retail odvětví, tedy nákup, prodej a materiálové hospodářství. Velikost databáze, obsahující veškerá data za poslední 3 roky, zatěžovala hardware, spotřebovávala diskový prostor  a prodlužovala reakční dobu systému. IT specialisté GECO TABAK, a.s. se z tohoto důvodu rozhodli situaci řešit pomocí datové archivace databáze SAP s využitím produktů Livelink ECM.

V rámci ucelené přípravy projektu si GECO TABAK, a.s. dále stanovil jako doplňkový cíl projektu, vyřešit automatickou archivaci tiskových sestav generovaných systémem SAP a archivaci vystavovaných účetních dokladů, včetně zpětné archivace již historicky vystavených dokladů a tiskových sestav nad historickými daty. Rozšířením běžné funkcionality řešení pak byla možnost hromadné manipulace s archivovanými dokumenty, používaná například při potřebě hromadného odeslání dokladů e-mailem.

Komplexní dodávka řešení

Řešení Datové archivace systému SAP vytvořené pro společnost GECO TABAK, a.s. bylo nabízeno a dodáváno jako komplexní řešení tzv. „na klíč“. IXTENT tedy komplexně zajišťoval, kromě samotných implementačních prací, také kompletní dodávku hardware a software komponent řešení. Zajištěna tak byla dodávka aplikačního serveru, operačního systému, databázového systému, software Open Text Livelink, ale také UDO Jukeboxu pro bezpečné a dlouhodobé uložení archivních dat, dle požadavků a standardů GECO TABAK, a.s. 

Datová archivace SAP ERP a archivace výstupů

Již v prvních fázích diskusí o řešení otázky datové archivace předložila společnost IXTENT s využitím analytického nástroje a za spolupráce GECO TABAK, a.s. detailní analýzu SAP databáze s doporučením vhodné varianty řešení, v podobě archivace šesti vybraných  datových objektů SAP se stanoveným rozsahem dat. Uvedené objekty se nacházejí v modulech FI (Finanční účetnictví) MM (Materiálové hospodářství) a SD (Odbyt). Z celkového prostoru zabíraného daty, která bylo možno archivovat, zabíraly uvedené objekty 65,6%.  Pro porovnání, k dosažení obecného poměru 80/20 (tj. archivování 80% dat s 20% úsilím), by bylo potřeba realizaci archivace pro 11 archivačních objektů. Archivace uvedených 65,6% dat bylo tedy dosaženo s 11% úsilím.

GECO TABAK, a.s. archivací získalo:

Na základě výstupů z provedené analýzy dat a analýzy procesů, byly stanoveny očekávané objemy dat, které budou archivovány v budoucnu. Dle kalkulace v následujících 2 letech tak GECO TABAK, a.s. díky řešení archivace DB vyarchivuje až 210 GB dat, která nebudou nadále zatěžovat DB systému SAP, avšak budou pracovníkům GECO TABAK, a.s. i nadále k dispozici.

Nedílnou součástí archivace dat systému SAP je i archivace odchozích dokumentů (účetní doklady atp.) v definovaném formátu PDF. Generované soubory PDF systémem SAP jsou objemově velké a znamenaly by značný nárůst potřebného archivního prostoru. Společnost IXTENT navrhla několik variant řešení a na základě výběru GECO TABAK, a.s. dodala prostřednictvím partnerské společnosti specializovaný nástroj na redukci souborů PDF založený především na optimalizaci datové struktury dle PDF standardu. K nasazení produktu PDF Reducer došlo ve chvíli, kdy na diskových polích existovalo přibližně 1,5 TB (1TB = 1024GB) PDF souborů vygenerovaných systémem SAP. Redukované soubory jsou od původních k nerozeznání, jediný rozdíl je ve velikosti, a ta je v případě redukovaných souborů až o 92% menší. Poměr mezi velikostí redukovaného a neredukovaného souboru je závislý na počtu stran, počtu grafických prvků, tabulek, atd.

Nasazením PDF Reduceru došlo kromě úspory hardwarových prostředků potřebných pro uložení těchto souborů i k většímu komfortu při práci uživatele s PDF soubory vygenerovanými systémem SAP. 

Funkcionalita hromadných operací s archivovanými doklady

Při komunikaci s partnery je možné využívat standardních nástrojů systému SAP pro tisk dokumentů (účetních dokladů). V rámci implementace řešení byla tato funkcionalita rozšířena o tisk do PDF souborů uložených na archivním serveru. Archivované soubory ve formátu PDF lze hromadně z archivu vyexportovat, výběr souborů se provádí na základě zadávání výběrových kritérií přímo v systému SAP prostřednictvím vhodně upraveného reportu. Vyexportované soubory jsou uloženy/publikovány na FTP server, odkud si je uživatel může stáhnout a následně je zaslat partnerovi v elektronické podobě.

Úspěšným nasazením archivního serveru získala společnost GECO TABAK, a.s. nejen kontrolu nad nárůstem dat systému SAP, ale získala komplexní řešení poskytující funkce pro správu archivů, rychlý přístup k uloženým datům a automatické monitorování činností v rámci archívu. Řešení lze rozšířit především začleněním dalších dokumentů do systému, pokrytím stále větší částí životního cyklu dokumentů, rozšíření procesního workflow a zavedení dalších funkcionalit i s ohledem na legislativní požadavky.

Chcete získávat novinky?