Danfoss Power Solutions a.s. Danfoss Power Solutions a.s.

Centralizace a automatizace zpracování finančních dokumentů v rámci Evropy

Sauer Danfoss patří mezi vedoucí světové společnosti v oblasti hydraulických, elektrických a elektronických strojních systémů určených převážně pro mobilní zařízení. S cílem optimalizace procesů a zvýšení konkurenceschopnosti se společnost rozhodla pro své evropské provozy centralizovat správu fakturace a s tím souvisejících účetních a finančních procesů.

Situace

Centralizované finanční servisní středisko bylo vytvořeno ve slovenské pobočce Sauer ‑ Danfoss. Jednou z kritických otázek provozu centra přitom bylo zpracování a vytěžení účetních informací z papírových podkladů přicházejících od dceřiných společností Sauer ‑ Danfoss z celé Evropy. Tato činnost představuje značnou část přepisování údajů z papíru do počítače a je náročná jak na čas, tak na lidské zdroje. Pouhá centralizace zpracování finančních dokladů na jediném evropském pracovišti by proto logicky znamenala výrazný nárůst počtu pracovních. Tento fakt však nebyl v souladu s cílem vytvořit efektivní sdílené služeb a redukovat náklady.

Obrázek 1 -  Schéma řešení automatizovaného zpracování finančních dokladů

V návaznosti na definované provozní požadavky vytvořili finanční a IT specialisté Sauer ‑ Danfoss vizi technického řešení a pracovních procesů, využívající moderní technologie rozpoznávání textu OCR/ICR . Tyto technologie však musely být úzce integrovány na návazné schvalovací procesy probíhající v systému SAP, který je ve skupině Sauer ‑ Danfoss standardem. Jako vhodná platforma pro automatizaci zpracování papírových předloh byla vybrána technologie ReadSoft INVOICES, umožňující rozpoznání a další zpracování informací uvedených na finančních dokladech – jedno i vícestránkových faktur, a to až na úrovni jednotlivých položek. Implementačním partnerem pro nasazení řešení INVOICES byla zvolena společnost IXTENT, která je partnerem ReadSoft, a má též dlouholeté zkušenosti s oblastí archivace a integrace dokumentů na systémuSAP R/3.

Implementované řešení

Počátečním krokem zpracování dokumentů je dnes doručení fyzických dokladů do finančního centra. Zde jsou doklady hromadně skenovány s využitím optimalizačních nástrojů pro dosažení lepší kvality výsledného neskenovaného obrazu a zasílány aplikaci ReadSoft INVOICES k dalšímu zpracování. 

První komponentou aplikace INVOICES je modul Interpret, jehož cílem je prostřednictvím komplexních matematických metod rozpoznat textové informace obsažené v grafice naskenovaných obrazů a interpretovat je jako znaky - text, čísla - se kterými je možno dále pracovat při schvalovacím procesu. V rámci rozpoznávání jsou tak vyhledávána klíčová pole jako je např. IČO pro vytvoření vazby na partnera kmenových dat SAP nebo také jednotlivé položky materiálu, jeho množství a cena. S využitím přednastavených jazykových profilů Interpret dále zajistí roztřídění dokumentů do pracovních přihrádek dle jednotlivých zemí a předá je tak k Validaci/Verifikaci. Součástí modulu Interpret je také technologie optimalizace rozpoznávání, která zajišťuje učící proces nad dokumenty od jednotlivých obchodních partnerů s cílem zajistit vyšší výtěžnost při jejich opakovaném výskytu.

Obrázek č.2: Roztřídění dokumentů do pracovních přihrádek dle států

Modul Verifikace/Validace umožňuje operátorům jednotný pohled na digitální předlohu a vytěžená data. Pokud nebylo možné vytěžit data, případně jejich vytěžení neodpovídá definovaným podmínkám, upozorní aplikace na tyto neshody a vyžádá si opravu. Kromě validace formátu rozpoznaných dat (např. celé číslo, procentuální hodnota atd.) zajišťují INVOICES také křížovou kontrolu číselných hodnot (např. výpočet DPH, celkový součet atd.) a upozorní i na tyto případné neshody.

V případě, že je ověřovaným dokumentem faktura obsahující například výčet materiálu, operátor Validace/Verifikace si může vyžádat vstup hodnot přímo z Objednávky vystavené pro tuto fakturu v systému SAP a ověřit shodu jednotlivých položek objednávky a faktury. V případě, že faktura nesplňuje požadované náležitosti je označena k vrácení odesilateli. Finálním krokem Validace/Verifikace v případě že vše proběhlo v pořádku je odeslání naskenovaného obrazu faktury a vytěžených informací do systému SAP. Využity jsou přitom technologie XML (pro zaslání vytěžených informací) a BAPI (pro synchronizaci přenosu).

Obrázek č.3: Pracovní plocha Validace/Verifikace s návazností na objednávky SAP

V případě vzniku chyby ve fázi importu je příslušné chybové hlášení eskalováno na klíčového uživatele. V prostředí SAP jsou pak naskenované obrazy faktur s využitím SAP DMS a rozhraní SAP ArchiveLink archivovány na centralizovanou archivní platformu Livelink ECM - Archive Server. Zároveň je spuštěn workflow proces v SAP, který řídí schvalování a zaúčtování jednotlivých faktur a jejich položek v rámci společnosti. Pracovníkům jsou přitom k dispozici nejen rozpoznané informace z jednotlivých faktur ale též naskenované obrazy originálních dokladů.

Výsledné řešení tedy naplňuje cíl hromadného každoročního zpracování v průměru 350.000 finančních dokladů ročně celkem více než 20 evropských poboček společnosti Sauer ‑ Danfoss. Tento objem finančních dokumentů je digitalizován s využitím jednoho profesionálního scanneru Fujitsu-Siemens. Na skenování, interpretaci a validaci dokladů se podílí 18 pracovníků.

Chcete získávat novinky?