AEGON Pojišťovna, a.s. AEGON Pojišťovna, a.s.

Rozsáhlý systém pro vytěžování skenovaných dat a jejich následné zpracování

„Realizace projektu Elektronického archivu je pro naši společnost základem k dosažení plně elektronického oběhu dokumentů. Pro backoffice životní pojišťovny i penzijního fondu je to nezbytná podmínka efektivního a bezpečného zpracování dat.“ - Vladan Elšík, ředitel útvaru penzijní připojištění ve společnosti Aegon Penzijní společnost

Organizace

AEGON patří mezi největší světové společnosti v oblasti životního pojištění a penzijního připojištění. Je také vyhledávaným poskytovatelem investičních produktů.

30 000 zaměstnanců obsluhuje více než 40 milionů zákazníků ve více než 20 zemích Evropy, Ameriky i Asie. 

Klíčové trhy dnes představují tradiční země jako Spojené státy, Nizozemsko a Spojené království, největší růst však AEGON zažívá v regionu střední a východní Evropy.

Kořeny společnosti sahají do roku 1759, kdy byla založena nejstarší společnost skupiny. Vznik značky AEGON v roce 1983 odstartoval novou etapu, která je charakterizována dynamickým rozvojem a moderním přístupem k podnikání.

Více informací lze nalézt na internetových stránkách www.aegon.cz nebo www.aegon.com.

Situace

V souvislosti s úspěšným rozvojem a rozšiřujícím se portfoliem nabízených produktů a služeb byla společnost Aegon Pojišťovna postavena před požadavek komplexní správy zákaznických dokumentů. Požadavek na vytvoření takového systému přitom vzešel z oddělení správy smluv a jasně definoval nutnost minimalizace práce s papírovými dokumenty jako kritického faktoru pro zvýšení efektivity celé společnosti.

V návaznosti na tuto definici byla rozpracována koncepce systému, která v sobě zahrnovala bezpečnou archivaci a evidenci elektronické formy dokumentů, řízení fyzického i elektronického archivu a skartace, požadavky na jednoduché ovládání, vyhledávání a snadný přístup k zákaznické dokumentaci. Protože Aegon Pojišťovna využívá služeb externích partnerů, měl pro ně nový systém zajistit spolehlivý a zároveň bezpečný přístup do archivu.

Konečným cílem pak bylo rychlejší zpracování zákaznických dokumentů, vyřizování žádostí, realizace změn  a tím výrazné zlepšení vztahů se zákazníky.

Implementované řešení

Řešení, které pro pojišťovnu Aegon implementovala společnost IXTENT, je složeno ze dvou základních částí: systému pro digitalizaci a vytěžování naskenovaných dat Kofax Ascent Capture a systému pro správu, oběh a archivaci dokumentů Open Text Livelink ECM.

Obrázek: Schéma řešení správy zákaznických dokumentů

Převod dokumentů do digitální podoby můžeme rozdělit do několika etap. První fází je příprava vlastního dokumentu, tj. odstranění svorek, sponek atd. Následuje převodu papírového dokumentu na elektronický dokument za použití vysokorychlostního profesionálního skeneru se zabudovanou funkcionalitou automatického vyčištění naskenovaného obrazu VRS. VRS (Virtual ReScan) je softwarový nástroj pro výrazné zlepšení kvality digitalizované podoby skenovaného dokumentu. Tato aplikace pracuje zcela nezávisle na pozadí skenovacího procesu a sama zajišťuje dosažení nejlepší kvality. Zásah uživatele je vyžadován pouze ve výjimečných případech extrémně složitých úkolů a uživatel je na nutnost zásahu automaticky upozorněn. Díky VRS odpadá opakované skenování, přenastavování různých profilů kvality skenování na skenovacím klientovi, zbytečné ukládání nekvalitních obrázků atd. Použití technologie VRS je také nutnou podmínkou plného využití technologií OCR/ICR, protože díky ní odpadá počet nesrozumitelných dat až o 60%.

Obrázek: Schéma procesu převodu dokumentů do digitální podoby

Následuje proces rozpoznávání textu, kdy aplikace automaticky analyzující strukturu a obsah naskenovaného dokumentu pomocí klíčové funkcionality OCR/ICR/OMR (Optical/Intelligent Character/Mark Recognition) pro inteligentní rozeznávaní. V této fázi bude docházet ke klasifikaci atributů dokumentu, podle kterých bude jednoznačně identifikován, a poté k vytěžení jeho obsahu. Po převodu dokumentu do digitální podoby přichází validace a verifikace dat, při které dochází k ověření správnosti a kontrole kvality vytěžených dat. Poslední etapou je pak export, kdy dojde k uvolnění vytěžených dat do databáze a do definovaných workflow.

Vlastní správu, oběh a archivaci dokumentů zabezpečuje systém Open Text Livelink ECM Content Lifecycle Management.  Poskytne zabezpečené prostředí s integrovanými službami pro správu znalostí a s automatizovanými pracovními postupy a formuláři.

Díky doplňkovým službám pro správu záznamů a spolupráci vytváří Livelink ECM spolehlivý základ pro definování, sledování a dodržování podnikových procedur, shromažďování informací nezbytných pro hodnocení rizik a pro sledování efektivity vnitřního systému řízení. Snižuje dobu potřebnou pro správu dokumentů a pro jejich související procesy tím, že umožňuje automatické sledování a správu různých verzí, atributů, vztahů mezi dokumenty, map pracovních postupů a historií změn. Uživatelé mohou prohledávat a uzamykat/odemykat dokumenty a další objekty, případně si zobrazit úplnou historii nebo audit objektů včetně záznamů o tom, proč a kým byly konkrétní změny provedeny.

Ergonomie řešení Livelink ECM rozlišuje personální prostor pracovníků, centrální pracovní prostředí organizace a navíc také virtuální pracovní prostředí skupin jakými jsou například projektové týmy. Uživateli jsou přednostně nabízeny nejčastěji používané funkce. Další funkce jsou potom nabízeny formou nastavitelných kontextových menu. Zobrazení jednotlivých  komponent se přizpůsobuje potřebám a nastavení systému v závislosti na oblasti ve které se uživatel nachází, základní rozložení je však standardně udržováno konstantní.

Obrázek: Pracovní prostředí Livelink ECM

Livelink ECM odbourává veškeré úsilí spojené se sdílením podnikových informací. Za pomoci modelu povolení s devíti úrovněmi Livelink ECM zajišťuje, aby přístup k různým podnikovým informacím měli pouze uživatelé s příslušnými povoleními. Zabezpečené úložiště s webovým přístupem znamená, že uživatelé kdekoliv na světě mají kdykoliv přístup k informacím uloženým v takovém úložišti za použití jakéhokoliv standardního webového prohlížeče. Díky webovému rozhraní a otevřené architektuře je Livelink ECM rychle aplikovatelný, přičemž jeho údržba není nákladná, což snižuje celkové náklady na provoz.

Shrnutí

AEGON Pojišťovna a.s. zvolila správný způsob nasazení DMS systému. Po prvotní implementaci hlavního procesu založení nové smlouvy životního pojištění byly a jsou krokovým způsobem do systému postupně přidávány další procesy a dokumenty.

Takový postup dovoluje rychle prokázat praktické přínosy z nasazení systému, ověřit správnost výběru SW platformy a implementačního partnera a pokračovat  tak zdárně v dalším rozvoji celého řešení.

Chcete získávat novinky?