Telekomunikace a IT
ČD-Telematika a.s. – WF proces pro došlé faktury v modulu MM SAP R/3
Situace
ČD-Telematika implementovala logistický modul MM SAP R/3 vlastními prostředky a zdroji. V dalším kroku se rozhodla zabezpečit finanční a logistickou likvidaci dodavatelských faktur. Požadavky naplnilo customizované řešení společnosti IXTENT s.r.o., která využila funkcionalitu archivního serveru Livelink Enterprise Archive Server (Open Text). V úzké spolupráci se společností ČD-Telematika tak byla realizována implementace požadovaného řešení.
Řešení
Řešení je realizováno na koncepci elektronického oběhového dokladu v prostředí SAP R/3. Princip elektronického schvalování dodavatelských faktur spočívá v tom, že se pro každou přijatou fakturu vytváří automaticky generovaný oběhový doklad tzv. „elektronická košilka“. Tento elektronický oběhový doklad obsahuje data z naskenované faktury a nahrazuje oběh její papírové formy až do finanční likvidace tj. úhrady faktury. Celý proces je rozfázován na jednotlivá pracoviště.
Již na vstupu – na úrovni podatelny - jsou příchozí faktury digitalizovány za použití technologie Livelink EnterpriseScan a dokumentového skeneru. Livelink EnterpriseScan je výkonný softwarový nástroj a umožňuje nejen samotné naskenování dokumentu, ale i řadu dalších operací (např. rozpoznávání čárového kódu, VRS, skenování vícestránkových dokumentů, řízení skenovacího pracoviště přímo z aplikace, dávkové skenování ze zásobníku včetně separace jednotlivých dokumentů dle zadaných oddělovačů atd.).
V digitalizované podobě jsou příchozí faktury archivovány v prostředí systému SAP R/3 na plnohodnotné archivní úložiště Livelink Enterprise Archive Server (LEAS). LEAS má zcela integrované části, které souvisejí s archivací dokumentů a dat: skenování, velkokapacitní ukládání, univerzálnost využití i mimo SAP, a samotné široké využití v systému SAP pro archivaci: archivace odchozích dokumentů a tiskových sestav, archivace databáze. Nasazení LEAS znamená pro klienta možnost dalšího rozvoje řešení.
