Komerční služby
GECO TABAK, a.s. - Archivace s časovým razítkem
Situace
V roce 2006 společnost GECO TABAK, a.s. úspěšně nasadila archivní server (Livelink Enterprise Archive Server), a tím získala kontrolu nad nárůstem dat z ERP systému SAP. Řešení archivace poskytlo funkci pro správu archivů, rychlý přístup k uloženým datům a automatické monitorování činností v rámci archivu.
Business Solutionsn Management společnosti GECO TABAK, a.s. se rozhodl k dalšímu kroku využití technologie Livelink Enterprise Archive Serveru. Z důvodů prokázání datování dokumentu podle legislativních požadavků na archivaci finančních dokladů implementoval řešení časových razítek, tj. zajistil označení ukládaných odchozích faktur ve formátu PDF do velkokapacitního datového úložiště s věrohodným časovým údajem.
Řešení
Elektronický podpis dokumentu neposkytuje informaci o tom, kdy byl elektronický podpis vytvořen, nebo zda elektronicky podepsaný dokument v určité podobě existoval. Nároky na archivaci daňových dokladů naplňuje bezezbytku pouze technologie časových razítek. Společnost IXTENT proto učinila potřebné kroky pro lokalizaci řešení časových razítek. Byla především nastavena spolupráce s jedinou oprávněnou nezávislou certifikační autoritou v ČR – se společností I.CA (První certifikační autorita, a.s.). IXTENT zvolil v GECO TABAK, a.s. již implementovaný produkt korporace Open Text, Livelink Enterprise Archive Server za softwarovou platformou pro označení ukládaných faktur. Řešení se skládá z technologie ArchiSig, příslušného počtu časových razítek od akreditovaného poskytovatele (I.CA), z implementace a servisu řešení.
I.CA – První certifikační autorita
I.CA je od 1.2.2006 akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb v České republice pro oblast vydávání kvalifikovaných časových razítek podle Zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu v platném znění. Vydávání časových razítek je v souladu s Politikou vydávání kvalifikovaných časových razítek I.CA, která je vždy v aktuální verzi k dispozici na www.ica.cz. .Kvalifikovaná časová
razítka jsou vydávána pouze oprávněnému žadateli, který se prokazuje (autentizuje) v elektronické komunikaci platným certifikátem I.CA.
Přednosti řešení ArchiSig z technického hlediska
V principu jsou časová razítka technikou dokazující existenci konkrétních digitálních dat ve specifikovaném časovém okamžiku.
Časově se označují - razítkují - samotná data, bez jakékoliv závislosti na použitém médiu, kde se data vyskytují. Samozřejmě je další podmínkou, že jakákoli změna v dokumentu musí být zjistitelná. Rovněž musí být nemožné orazítkovat dokument časovým údajem odlišným od aktuálního.
Livelink Enterprise Archive Server (LEAS) svojí funkcionalitou umožňuje přidělování časových razítek (Time Stamps) s jejich následným uchováním. Z důvodu zvýšení důvěryhodnosti a vyhovění legislativě LEAS vyžaduje přidělení ze specializovaného vzdáleného systému pro poskytování časových razítek.
Archivní server umožňuje provádět jednak jednotlivé razítkování každého dokumentu – Timestamps, nebo realizovat razítkování hromadné – Archisig Timestamps, které je ekonomicky výhodnější zvláště u společností, které archivují tisíce dokumentů denně. Takovou organizací je i společnost GECO TABAK, a.s., kde je zvolena časová perioda a tedy jedním časovým razítkem jsou označeny veškeré dokumenty archivované v daný den. Pro dohledání jednotlivého dokumentu existuje „seznam archivace, který určuje číslo archivovaného bloku, ve kterém je daný dokument uložen.
Pro poskytování časových razítek v GECO TABAK, a.s. jsou využity tyto systémy:
- Livelink Timestamp Server
- Timeproof TSS80 nebo jiný kompatibilní
- AuthentiDate pro LunaSP box
- AuthentiDate prostřednictvím webového klienta
- Signtrust prostřednictvím webového klienta
- Serverový certifikát – instalovaný na serveru s platností jednoho roku, každý následující rok je zapotřebí certifikát obnovovat. I.CA před vypršením platností zasílá oprávněné osobě informaci s výzvou k obnovení certifikátu.
- Časové razítko – jsou poskytovány certifikační autoritou (I.CA).
Poskytovatel časových razítek I.CA je již integrován a testován v komponentě ArchiSig Time Stamps archivního serveru LEAS 9.6.1.
GECO TABAK, a.s. byla první společností v České republice, která přistoupila k automatické archivaci odchozích účetních dokladů pouze v elektronické podobě s použitím technologie časových razítek. Vlastní implementace řešení byla realizována za 10 konzultačních dní.
