Energetika
E.ON - Implementace řešení oběhu účetních dokumentů a jejich archivace ve společnosti Jihočeská energetika a.s
Pro řízení projektu byla zvolena dvoustupňová organizace projektu s řídícím a výkonným výborem a následně se ukázalo jako správné rozhodnutí. IXOS Software zde vystupoval v roli subdodavatele společnosti is:energy czech pro JČE. V implementaci byli za JČE jak zástupci vedení společnosti, tak odborní garanti a koncoví uživatelé. Projektový tým JČE měl podporu společnosti a účast na implementaci byla velmi zodpovědná. Po vytvoření funkčního prototypu řešení a jeho "osahání" uživateli, došlo k doplňování funkčnosti podle konkrétních podmínek v JČE. Testování celého řešení bylo ze strany JČE velmi důkladné a detailní a přesto, že se tím částečně prodloužila doba implementace, stojí za zmínku jej ocenit. Školení se zúčastnilo na 120 uživatelů. Z toho důvodu bylo možno přejít na produktivní provoz nového řešení s poměrně radikálním dopadem na uživatele (způsob účtování, organizace i způsob schvalovacího procesu dodavatelských faktur, organizace fakturace odběratelům) bez souběhu starého a nového řešení najednou k určenému dni "D". Aktivní spoluprací projektových týmů IXOS a JČE/IS:energy a vedením projektu s pravidelnou kontrolou postupu nedocházelo k nežádoucím problémům implementace, která probíhala v období 4 měsíců.
Klíčová místa projektu
Zásadním bodem úspěšné realizace projektu bylo přijetí cílové koncepce řešení (propojení systému SAP R/3 a optické archivace IXOS) společností JČE. Důsledkem pak rozhodnutí o změně způsobu účtování dodavatelských faktur modulu FI a MM v systému SAP R/3. Do té doby byly z jedné dodavatelské faktury vytvářeny dva samostatné účetní doklady - účtování dodavatele vč. DPH a dodatečně účtování nákladů. Rozhodnutí o jednotném (centrálním) příjmu a archivaci dodavatelských faktur v celé společnosti a obdobně o centrální archivaci pro vystavované faktury znamenalo zřízení dvou samostatných skenovacích pracovišť. V havarijních případech mají možnost vzájemné náhradní zastupitelnosti. Dostatečná kapacita sítě (2 Mb/s) pro přístup k archivnímu serveru s dokumenty umožnila instalaci jednoho archivního serveru. Dodávka HW byla startem instalace archivního systému pro správu dokumentů a počátkem implementačních prací pro IXOS Software. V průběhu nastavování řešení bylo důležité rozdělení kompetencí účetních jednotlivých účtáren, stanovení povinných schvalovacích kroků pro jednotlivé druhy dokladů, způsob notifikace uživateli do MS Outlook o položce schvalovacího procesu. S ohledem na způsob náběhu implementovaného řešení bylo rozhodnuto o proškolení všech uživatelů. K zabezpečení organizačních změn pro využívání procesů s optickou archivací dokumentů byly vypracovány podnikové směrnice.
Popis použitého řešení
Spojením možností workflow, archivace a správy dokumentů, standardního finančního modulu a nadstavbového řešení pro likvidaci faktur vznikl ucelený proces likvidace faktur v systému SAP R/3 podle potřeb společnosti, který je od počátku do konce transparentní a uživatelé mají jistotu, že kdykoliv lze zjistit vše potřebné. V případě problémů pak provést příslušná opatření.
Na počátku procesu se na centrálním skenovacím pracovišti faktury označí štítkem s čárovým kódem, naskenují a archivují s určením druhu přijaté faktury. Je vytvořena pracovní položka nasměrovaná určenému příjemci do pošty systému SAP R/3. Obdržení položky je navíc oznámeno i do pošty MS Outlook, a to pouze uživatelům, kteří pravidelně se systémem SAP R/3 nepracují. Tím je minimalizována prodleva mezi předáním a zpracováním dalším účastníkem procesu. Následuje zpracování položky příjemcem, které se liší podle jeho role v průběhu likvidace - účetním, schvalovatelem, případně koordinátorem. Probíhá pouze v elektronické formě a tedy nezávisle na lokalitě pracovníka.
Základním principem každého kroku je zpracování pracovní položky, tj. elektronické zobrazení faktury a spuštění definované činnosti v systému SAP R/3 specifické podle druhu faktury.
Účetní v počátečním kroku založí tzv. "elektronickou košilku" s účetními údaji dodavatele a potřebnými podklady k rozúčtování nákladů pro schvalovací kroky, případně doplněnými o poznámky. Zároveň tyto údaje automaticky převede do finančního modulu SAP R/3. Od tohoto okamžiku jsou všem oprávněným uživatelům v systému trvale k dispozici údaje o závazku dodavateli, aktuálním stavu schvalování, historii každého kroku, kdo právě zpracování provádí (nebo jej zdržuje), jak vypadá originál faktury. Po kroku založení odešle položku dalšímu zpracovateli, zpravidla ke schvalovacímu kroku.
Rozsah povolené činnosti schvalovatele byl nastaven dle požadavků zákazníka. Schvalovací kroky jsou několika druhů a byly definovány podle druhu faktury a role uživatele ve schvalovacím procesu. Schvalovatel podle přidělené role v JČE provádí tlačítkem schválení nebo zamítnutí, případně doplní svůj komentář k rozúčtování nákladů. Položka koluje mezi schvalovateli do té doby, než dosáhne všech povinných stupňů schválení. V opačném případě fakturu nelze zaúčtovat do finančního modulu.
Na závěr schvalování obdrží pracovní položku určený účetní k závěrečnému kroku, zejména zaúčtování účetního dokladu. Pracovní položka je pak ukončena, proces zpracování končí. Pozdější přístup k údajům schvalovacího procesu je umožněn uživatelům několika způsoby, stejně jako elektronické zobrazení originálu faktury.
Archivace dalších dodatečných dokumentů a jejich propojení k účetnímu dokladu systému SAP R/3 je možné provést kdykoli po ukončení likvidace faktury.
Hodnocení a přínosy
- Transparentnost, jistota a zrychlení procesu likvidace faktur, zamezení ztráty
- Jednotný způsob likvidace faktur v celé společnosti
- Snadná kontrola
- Evidence schvalování dodavatelských faktur, statistika a historie
- Zvýšení informační hodnoty účetních dokladů s archivovanými dokumenty
- Nezávislost na lokalitě
- Víceuživatelský přístup k dokumentům
- Úspora kopírování dokumentů, poštovného
- Předpoklad dalšího rozvoje řešení
Je připraveno prostředí (vč. technického vybavení) pro rozšíření oblasti využití archivace a správy dokumentů pro podnikové procesy, dodavatelsko/odběratelské smlouvy, řízení distribuce, personalistiku, ZIS, CRM (různé elektronické typy dokumentů), archivace e-mailů atd.
