Archivace dat a dokumentů pro SAP

Hlavní přednosti

  • Snížení operačních nákladů na provoz systému  
  • Zvýšení výkonu systému SAP
  • Snížení rizik plynoucích ze ztrát dat
  • Vyhovění legislativním požadavkům

Odlehčit systému a zachovat data

Systém SAP běžně produkuje hned dva druhy dat, která jsou svým způsobem specifická a jejich archivace je jednoznačně vyžadována legislativou. Jedním z nich jsou tiskové výstupy systému SAP - převážně obchodní dokumenty a druhým pak vlastní transakční data ukládaná tabulek databázového systému. ECM nabízí řešení pro archivaci a management obou těchto skupin dat. Proces archivace dat je však vzhledem k jejich odlišnosti také jiný.

Tisková data resp. SAP generované dokumenty (faktury, objednávky atp.) jsou běžně generována prostřednictvím tiskového systému nebo přímo tiskovým rozhraním SAP. Protože proces generování takovýchto dat je často dávkový je i proces archivace tvořen na principu zpracování dávek. Prvním krokem procesu archivace dokumentů generovaných SAP je zachycení elektronické podoby dokumentů. Následuje zajištění atributů každého dokumentu v návaznosti na konkrétní objekt SAP odpovídající danému dokumentu. V třetím kroku jsou pak dokumenty archivovány a současně s jsou do SAP předány vazby na konkrétní adresu archivovaných dokumentů. Elektronická podoba dokumentu pak leží bezpečně uložená v archivu a prostřednictvím služeb SAP Archive Link je také možné si jí zobrazit jako obrázek přímo z SAP transakce SAP GUI. Zpravidla se jedná o transakci, která zobrazuje transakční data konkrétního SAP objektu, např. faktury. Je zřejmé, že klíčovou úlohu této archivace proto hraje vazba SAP objektu a archivovaného elektronického obrazu dokumentu.

Jak roste databáze systému SAP vytvářením transakčních dat, zpomalují se odezvy systému a záloha databáze se stává celonočním procesem. Vzniká proto potřeba zajistit uložení historických dat z uzavřených účetních období. Řešením pro odlehčení systému SAP od uzavřených dat je seskupení těchto dat do tzv. archivních objektů a export těchto objektů do archivu. Tento jednosměrný proces archivace je nativně podporován přímo SAP systémem a proto jsou archivovaná data nadále dostupná z prostředí SAP. Přístup k takto archivovaným datům SAP je však již z jejich podstaty jiný a má některá omezení. V rámci metodiky IXTENT je proto v koncepční fázi návrhu řešení provedena kompletní analýza potřeb zákazníka a řešení archivace je tak bezpečně provedeno v souladu s potřebami zákazníka.

S řešením archivace dokumentů a dat SAP se vaše historická data přestanou být noční můrou a stanou se tak konečně konkurenční výhodou.

Vlastnosti řešení:

  • Současný přístup k aktivním i archivovaným datům a dokumentům
  • Dostupnost archivovaných dat přímo z prostředí SAP GUI
  • Personalizace potřeb a strategie datové archivace
  • Technologie řešení v souladu se standardy SAP

Business řešení:

Reference:

  • Plzeňský Prazdroj, a.s.
  • GECO TABAK, a.s.