Email Archiving

Hlavní přednosti

  • Optimalizace výkonu e-mailového serveru
  • Automatická archivace e-mailových zpráv
  • Snížení nákladů na podporu e-mailového systému
  • Možnost vícestupňového řešení s růstem společnosti
  • Standardizace dokumentů v kontrolním a řídícím procesu

Doloženo e-mailem

E-mail je dnes již jedním z nejvýznamnějších komunikačních nástrojů, což s sebou samozřejmě přináš exponenciální nárůst množství e-mailů. Navíc tyto e-maily obsahují stále více důležitých obchodních informací. Každá společnost by se tak měla zabývat otázkou, jak tyto informace dlouhodobě a hlavně bezpečně uchovávat, ale zároveň je mít stále rychle a efektivně přístupné a dohledatelné. A to samozřejmě i v návaznosti na legislativní předpisy.

Při záplavě e-mailových zpráv uživatelé pro přehlednost přistupují ze své úrovně k mazání zpráv elektronické pošty, což může zapříčinit ztrátu důležitých informací, bez možnosti obnovení. Záplava elektronické pošty je problémem i pro systémové administrátory. Čím větší je objem dat a dokumentů na e-mailovém serveru, tím déle trvá vytvoření záloh a následná obnova.

Z výše uvedených důvodů existuje řešení ECM technologií pro groupware systémy, jejichž součástí jsou také řešení e-mail managementu a archivace. Řešení poskytuje jednotný nástroj pro archivaci, sledování změn, klasifikaci, třídění a auditování všech e-mailů a procesů nad těmito zprávami. Toto řešení splňuje přísné legislativní požadavky a má pozitivní dopad na provozní výkonnost a konsolidaci IT infrastruktury ve společnosti.

K archivaci e-mailů lze přistupovat v jednotlivých krocích. Jen samotnou archivací příloh lze snížit velikost databáze e-mailového serveru až o 90 procent. Zmenšením databáze se zkrátí doba na zálohování a obnovu dat. Tím se uvolňují zdroje, které by jinak bylo nutné vynaložit na dodatečný hardware nebo software. Uživatelé se již nebudou muset obávat překročení limitu poštovní schránky a přitom budou mít stále okamžitý přístup ke svým elektronickým zprávám a přílohám.

Vlastnosti archivace e-mailů:

  • Škálovatelná řešení bez limitu počtu uživatelů (až 60 000 účtů)
  • Velmi rychlá implementace bez instalace na e-mailový server
  • Zlepšení výkonu e-mailového serveru
  • Cenově výhodná média pro ukládání
  • Integrace existujících e-mailových klientských prostředí
  • Okamžitého přístup k archivovaným e-mailovým položkám (dle přístupových práv)
  • Řešení pro libovolné vyhledávání
  • Vzdálený přístup k archivovaným položkám (dle přístupových práv)

Řešení je vhodné pro všechny business oblasti.

Reference:

  • Robert Bosch České Budějovice