Document Management System

Hlavní přednosti

  • Nestrukturované informace plně pod kontrolou
  • Dokumenty a data se stávají součástí business procesů
  • Naplnění legislativních požadavků a snížení rizik
  • Zvýšení produktivity a efektivity práce
  • Zvýšení konkurenceschopnosti a pružnosti celé organizace, schopnosti rychleji reagovat na změny
  • Kompatibilita s dalšími technologickými systémy a plná integrace do stávající infrastruktury

Efektivní správa, archivace, sdílení a oběh dokumentů

Řešení DMS (Document Management System) přináší do společnosti v první řadě nástroj pro správu nestrukturovaných informací a dat.

Základním principem DMS je umožnit efektivně spravovat jakékoliv dokumenty nebo informace (elektronické soubory, skenované dokumenty, zvukové záznamy, videa,…), vytvořit prostředí pro vedení veškerých doplňujících informací (např. vyhledávacích atributů nebo vazeb na další dokumenty) a poskytnout uživatelům funkce pro práci s dokumenty, mezi které patří:

  • organizace dokumentů do přehledné struktury
  • automatická tvorba a řízení verzí a revizí dokumentů
  • podpora práce více uživatelů s jedním dokumentem
  • efektivní vyhledávání dokumentů
  • podpora vytváření standardizovaných dokumentů, přenos dat do dokumentu
  • vytváření dynamických pohledů na dokumenty
  • podpora elektronického schvalování a uvolňování dokumentů - workflow
  • správa firemních šablon dokumentů
  • evidence historie práce s dokumenty
  • publikace dokumentů na intranet
  • podpora převodu papírových dokumentů do elektronického tvaru (imaging)

DMS může být v různých konfiguracích:

  • jako samostatné univerzální řešení pro jakoukoli problematiku
  • nebo ve formě speciálně zaměřeného řešení, které klade důraz na specifika dané oblasti. Mezi taková řešení patří mj. i Construction Management, který stojí na pomezí projektového managementu a DMS.
  • jako nadstavbová aplikace nad ERP systémy (zvláště SAP)
  • s vlastní kapacitou archivu nebo se vzdáleným archivním úložiště atd.

S dokumenty se pracuje napříč celou společností. A spektrum řešení je hodně široké. Mezi ty nejrozšířenější patří:

  • faktury a finanční dokumenty (komplexní zpracování včetně schvalovacích workflow)
  • smlouvy ( Contract Management)
  • projektová dokumentace a řízení projektů (projektově řízené organizace)
  • interní procesy a dokumenty (žádanky, objednávky, marketingové materiály, zápisy, směrnice apod.)
  • výrobní dokumentace (výkresy, výrobní postupy)

a další

Řešení DMS je vysoce škálovatelné a modulární a umožňuje najít vhodné řešení pro jakýkoliv typ společnosti působící ve všech tržních segmentech.

Vhodné řešení pro všechny business oblasti.

Reference:

  • Telefonica O2
  • Ergo Hestia
  • Walmark
  • IXTENT
  • Penta Investments
  • Aegon