Skenování a digitalizace

Hlavní přednosti

  • Skenování i barevných předloh a podkladů nízké kvality
  • Možnost zvětšit a vyčistit naskenované dokumenty (VRS)
  • Měřitelné množství skenovaných a zpracovaných dokumentů
  • Automatické schvalování a automatická archivace
  • Kompatibilita s  dalšími technologickými systémy
  • Minimální podíl ruční práce a maximální zjednodušení procesu
  • Nízké náklady na implementaci řešení – vysoká návratnost investic

Více než přesný obraz

Skenování je nezbytná technologie pro převedení tištěných informací nebo fotografií do datové formy.

Vstupní zařízení je scanner, který může mít různé parametry: od osobního zařízení (A4 s plochým ložem) až po průmyslový oboustranný scanner na tisíce barevných dokumentů s automatickým podáváním atd.

Kvalita skenování a schopnost spolupracovat se systémy pro vytěžování dat rozhodným způsobem ovlivňuje další správu získaných dat. Příchozí dokumenty je pak společnost schopna zpracovávat ve velkých množstvích a rychlosti. Navíc se neustále aktualizuje databáze informací vytěžených informací, nad níž probíhá zpracování v podnikovém ERP systému, Document Management systému atd. Celkově přináší zefektivnění práce s dokumenty (rychlost, lidská práce, archivace atd.), transparentnost procesů a znovu použití informací.

Fáze profesionálního skenování:

  • Digitalizace – listinné nebo elektronické dokumenty jsou skenovány (formuláře, faktury, fotografie)
  • Oprava nasnímaných obrazů – VirtualReScan (VRS) – automaticky vylepšuje kvalitu skenovaného obrazu
  • Interpretace – dokument je rozpoznán (OCR/ICR: OCR – formulář, faktura, jiný opakovaný dokument; ICR – zpracování psaného textu nebo obrazových znaků). Obsah definovaných oblastí je načten, ověřen z hlediska správnosti a je mu přidělen příslušný status. Pokud jsou získaná data v pořádku, přecházejí přímo do kroku Přenosu. Ostatní pokračují dál do Ověření.
  • Ověření –  validační modul umožňuje formuláře s neznámými  znaky, chybně načtenými nebo neúplnými daty upřesnit školeným operátorem podle regulí
  • Přenos – získaná ověřená data jsou zaslána do následných systémů, kde jsou zpracována.
  • Uložení vstupních a vytěžených dat – předané dokumenty jsou simultánně archivovány na nepřepisovatelná média, velkokapacitní úložiště, na základě právních předpisů a regulí společnosti pro uchování dokumentů.

Řešení je vhodné pro všechny business oblasti.

Reference:

  • Sauer-Danfoss, a.s.
  • Ringier Česká republika
  • Plzeňský Prazdroj
  • na vstupu každého řešení správy dokumentů