Správa R&D dokumentace
Hlavní přednosti
- Komplexní přehled a řízení smluvních dokumentů firmy
- Zohlednění legislativních požadavků a redukce podnikového rizika
- Jednotné uplatnění smluvních regulativ
- Logická provázanost správy dokumentu s předmětem smlouvy a smluvními stranami
- Bezpečnost a optimální sdílení právních dokumentů
- Nízké náklady na vývoj a implementaci řešení – vysoká návratnost investic (ROI)
- Kompatibilita s dalšími technologickými systémy
Konzistentní know-how
Research & Development (R&D) představuje v organizační struktuře oddělení inovací, který určuje růst výrobní nebo obchodní společnosti. Určuje možnosti společnosti, směřuje ji do nových oblastí, produktů, služeb, což určuje pozici společnosti na trhu. R&D kompletuje interní know-how z různých oddělení s požadavky a informacemi z vnějšího okolí.
Rozhodne-li se o novém projektu, pak je zapotřebí využívat velkého množství aktuálních znalostí i historických dat. Administrace Research & Development poskytuje unifikované prostředí pro sledování a řízení projektů ve všech jejich fázích, centralizované úložiště pro relevantní informace, dokumenty v elektronické formě, formuláře, statistiky, výzkumy, průzkumy, certifikáty, emaily atd. Jedná se o typicky dlouhodobé shromažďování dat za účelem konkurenční výhody, tj. s velkým důrazem na ochranu intelektuálního vlastnictví (patenty, copyrights, trademark aj.).
Řešení umožňuje základní přistupovat k informacím o projektech snadno a rychle se rozhodovat. Veškerý využívaný obsah je centralizován, dostupný podle přístupových práv, následně archivován pro audit nebo pro vyhledání zkušeností z jiných projektů.
R&D dokumentace je zabezpečena v rámci modulů:
- Program & Portfolio Management: Portfolio projektů v oddělení R&D zpracovává informace v mnoha oblastech společnosti. Projekty představují velké finanční zatížení. Projekty předpokládají zapojení mnoha specialistů na různých úrovních, jsou jim definovány role a zodpovědnosti, s nimiž přicházejí do konzistentního systému reportování o výsledcích vlastní práce na úkolu.
- Policies & Procedures Management: Regulativa a požadavky na management jakosti předpokládá bezpečné a cyklicky kontrolovatelné prostředí. Systém kontrolování procesů navazuje na centrální Document Management System. Předpisy zpravidla určují, jak, kdy a za jakých okolností mohou být elektronické dokumenty autorizovány, měněny, schvalovány, publikovány a archivovány. Regulativa rovněž předpisují metody a důležitost v přístupu k jednotlivým záznamům, situacím v případě podnikatelských rizik a soudních pří.
- Employee Certification: Zaměstnanci oddělení R&D jsou pravidelně trénováni co do znalostí vlastní práce (rozvoj, certifikace), ale také pro dodržování bezpečnosti práce, prevenci nebezpečných situací, ohlašovací povinnosti, ochranu životního prostředí.
- Product Development: V současné konkurenčním prostředí, telekomunikačních možnostech jde o rychlost a údernost, se kterou s novým produktem na trh společnost přichází. Společnosti potřebují být schopné centrálně řídit projekty vývoje produktu nebo služby, k tomu bezpečně soustředit veškerou dokumentaci on projektu, využívat centrální plánování zdrojů, kontroly procesů, změnového řízení.
Enterprise Content Management (ECM) řešení zásadně usnadňují naplnění všech nároků R&D cestou automatizovaného řízení celého životního cyklu dokumentů k novým produktům a službám od jejich tvorby až po bezpečnou archivaci.
