Spisová služba

Hlavní přednosti

  • Zvýšení produktivity a osvojení této metodiky uživateli
  • Minimalizace rizik a zvýšení odpovědnosti  
  • Zajištění integrity znalostí
  • Snížení nákladů na implementaci a nasazení
  • Pomáhá globálním firmám zabezpečit jejich kritické informace
  • Zajišťuje kontrolu nad soubory a dokumenty
  • Umožňuje konzistentnost a spolupráci díky podpoře v následujících oblastech:
  • Klasifikace (utajení) záznamů
  • Retenční a dispoziční pravidla
  • Vhledávání
  • Tvorba výkazů
  • Zabezpečení

Nesplnili jste doposud požadavky vyplývající ze zákona ČR č. 499/244 Sb. „O archivnictví a spisové službě“, zákona SR 395/2002 Z.z., případně ji jiných souvisejících zákonů a předpisů včetně norem EU?Jste ve smyslu tohoto zákona veřejnoprávnym nebo soukromnoprávním původcem dokumentů?

Vnímejte tento fakt jako příležitost začít zefektivňovat interní procesy, oběh a správu dokumentů!

Livelink Records Management

Livelink Records Management Vám nabízí první komplexní řešení umožňující úplnou správu životního cyklu dokumentů a správu záznamů v rámci celého podniku v papírové i v elektronické formě.

Všichni zaměstnanci v organizaci tak mají možnost ukládat veškeré informace společnosti v souladu s organizačními pravidly a tak zajistit splnění požadavků regulačních předpisů a snížit rizika související s případnými audity a soudními spory.

Livelink Records Management využívá známé webové rozhraní Livelink Enterprise Serveru, které všem uživatelům poskytuje přístup ke všem funkcím správy záznamů prostřednictvím standardního webového prohlížeče. Díky dostupnosti společného rozhraní pro přístup ke všem druhům informací (jako jsou obrazy, papírové dokumenty, elektronické textové dokumenty, tabulky a e-maily) tvoří Livelink Records Management automatizovaný systém, který odstraňuje složitost správy elektronických dokumentů, a který zvyšuje transparentnost procesů pro koncové uživatele.

Vlastnosti

  • Přidává k dokumentům, složkám, e-mailům, složeným dokumentům a fyzickým objektům v rámci Livelink Enterprise Serveru informační záložky související se správou záznamů, jako jsou Classification (Klasifikace), Records Detail (Detail záznamů), Hold (Podržení), Label (Štítek), nebo Cross Reference (Křížový odkaz).
  • Podpora automatického předávání retenčních plánů a klasifikací z nadřízených Livelink Enterprise Server objektů, jako jsou složky nebo složené dokumenty.
  • Přidává ke každé položce na informační záložce Records Detail (Detaily záznamů) dodatečná metadata — jako jsou klasifikace, stav nebo RSI.
  • Poskytuje retenční a dispoziční komponenty pro zničení (fyzickou či elektronickou skartaci) položek Livelink Enterprise Serveru na konci jejich životního cyklu.
  • Podpora prohledávání dispozic vůči položkám Livelink Enterprise Serveru v rámci kterého je vypočítáno dispoziční datum položek na základě harmonogramu RSI a výsledkem
  • Hledány jsou ty dokumenty, které jsou připraveny k vymazání, archivaci nebo přesunu do další fáze jejich životního cyklu.
  • Podpora použití klasifikací souborů a retenčních harmonogramů na jednotlivé záznamy.
  • Umožnění individuální tvorby názvů klasifikací a prosazení jmenné konvence používané pro záznamy.
  • Zahrnuje modul Livelink Physical Objects, který umožňuje správu fyzických položek (např. jejich fyzické umístění v „papírovém archivu, police, místo atd.), jako jsou papírové záznamy a zařízení, a který navíc umožňuje přidat reprezentativní objektovou grafiku (štítky apod.) k rozhraní Livelink Enterprise Serveru.
  • Podpora identifikace klíčových záznamů a cyklování těchto klíčových záznamů na základě předem definovaných období – měsíčně, čtvrtletně, ročně.
  • Podporuje barevné značení a značení pomocí čárových kódů (založené na XML) u fyzických záznamů, jako jsou pořadače, krabice nebo regály přímo z rozhraní Livelink Enterprise Serveru.
  • Možnost dávkového tisku štítků přímo z rozhraní Livelink Enterprise Serveru.
  • Poskytuje uživatelům možnost přidávat k fyzickým objektům v rámci Livelink Enterprise Serveru individuální atributy.
  • Umožňuje uživatelům půjčovat si dokumenty, spisy, zadávat žádosti o budoucí vypůjčení, a předávat buď jednotlivé záznamy nebo větší počty záznamů v rámci jednoho kroku.
  • Umožňuje uživatelům zařazovat položky do tzv. „beden“ (krabic) a odesílat je do interních nebo externích skladišť.