Legal and Procurement

Hlavní přednosti

  • Komplexní přehled a řízení smluvních dokumentů firmy
  • Zohlednění legislativních požadavků a redukce podnikového rizika
  • Jednotné uplatnění smluvních regulativ
  • Logická provázanost správy dokumentu spředmětem smlouvy a smluvními stranami
  • Bezpečnost a optimální sdílení právních dokumentů
  • Nízké náklady na vývoj a implementaci řešení – vysoká návratnost investic (ROI)
  • Kompatibilita s  dalšími technologickými systémy

Právní oblast

Obchodní cíle

  • Ochrana důležitých právních dokumentů při současném zajištění přístupu k těmto dokumentům v případě potřeby
  • Sledování právních závazků ve smlouvách a vyplývajících z duševního vlastnictví
  • Rychlá a efektivní reakce na problémy související s interním provozem
  • Plnění předpisů a dalších požadavků

Možnost shromažďovat a organizovat ve vaší organizaci nejdůležitější elektronické i papírové dokumenty, e-maily a další formáty je pro uspokojení právních potřeb klíčová.

Společnost Open Text nabízí řešení pro: řízení smluv, řízení duševního vlastnictví, řízení záznamů, monitorování a správu e-mailové korespondence – všechny tyto činnosti podporují efektivitu provádění hlavní činnosti a také zajišťují vaši připravenost na případné právní spory.

Řešení Open Text pro právní oblast tyto funkce zajistí prostřednictvím následujících komponent:

Činnosti

Legal zahrnuje Contract Management, Email Monitoring, Litigation Support, Patent Applications & Intellectual Property a Records Management.


Řízení smluv (Contract Management)

Smlouvy představují právní základ pro ochranu vašich obchodních transakcí. Fakt, že smlouvy jsou ve velkém rozsahu používány ve většině oddělení vašeho podniku – ať se jedná o pracovní smlouvy, kupní smlouvy, smlouvy o údržbě nebo o spolupráci s obchodním partnerem – se odráží v nutnosti zajistit, aby tyto smlouvy v celém podniku byly úplné, platné, vysledovatelné, a nepozměnitelné. Tím jsou chráněny vaše obchodní investice, vy máte možnost přijímat správná obchodní rozhodnutí a zmírňuje se tak riziko právního sporu.

Organizace musí zajistit řízení smluv po celou dobu jejich životního cyklu: od vytvoření přes plnění a případné změny až po ukončení jejich platnosti. Řešení Open Text vám pro tuto oblast nabízejí:

  • Centrální standardní úložiště pro rychlý přístup ke všem smlouvám
  • Snadnou integraci do prostředí Enterprise Resource Planning (ERP) a desktopů
  • Zajištěná shoda s pravidly a se směrnicemi „corporate governance“
  • Řízení přístupových práv
  • Standardní a přizpůsobitelné šablony smluv

Úpravy řešení: Livelink ECM - Contract Lifecycle Management, Open Text Contract Management (SAP® xApps™ Certified)


Monitorování e-mailů (Email Monitoring)

Vaše organizace musí zachycovat a řídit životní cyklus - a zjednodušit proces zjišťování - veškeré regulované e-mailové komunikace. Tento proces záznamu veškeré e-mailové komunikace (nazývaný „žurnálování“ – journaling) například umožňuje zajištění shody se zákonnými předpisy ve finančních institucích (kde předpisy vyžadují dostupnost veškeré komunikace mezi dealerem a zprostředkovatelem pro okamžitý audit).

Monitorování e-mailových zpráv (k dispozici pro Lotus Notes a Microsoft Exchange) usnadňuje zachycování a řízení životního cyklu veškeré vaší e-mailové komunikace. Toto řešení zajistí:

  • Podporu právních a soudních řízení
  • Zajištění ochrany zaznamenaných e-mailů
  • Zavedení shody jako transparentní součásti komunikace
  • Možnost rozšíření na celkové řešení pro zajištění shody

Úpravy řešení: Email Monitoring for Lotus Notes, Email Monitoring for Microsoft Exchange


Podpora pro případ soudních sporů

Připravenost na případné soudní spory spočívá v porozumění rizikům a tomu, co je zapotřebí předem učinit, aby se těmto rizikům předešlo. Organizace, která je na možnost soudního sporu připravena, dokáže mnohem snáze reagovat v případě, že ke sporu skutečně dojde.

Činnosti, jako jsou řízení smluv, řízení duševního vlastnictví, monitorování a správa e-mailů či řízení záznamů, představují nezbytné kroky k připravenosti pro případ soudního sporu.

Při přípravě na spor je velmi užitečná zejména schopnost vyhodnocovat obsah v odpovídajícím kontextu. V této situaci mohou řešení Open Text pomoci, neboť:

Umožní včasnou a rozhodnou reakci na podané žaloby

Chrání příslušné záznamy prostřednictvím právních ochran aplikovaných prostřednictvím jednoho centralizovaného rozhraní

Implementují robustní procesy pro příslušné pracovníky za účelem revize souborů dokumentace předkládané v reakci na žalobu

Poskytují podporu při zpracování potenciálně tisíců až miliónů dokumentů v elektronických formátech

Úpravy řešení: Compliance & Governance, Email Management, Knowledge Management, Records Management


Patentové přihlášky & duševní vlastnictví

Příprava podkladů pro patentové přihlášky vyžaduje náročné procesy, a to zejména v USA, kde se využívá systém prvenství vynálezu. To znamená, že jsou vyžadovány přesné a právně obhajitelné záznamy o přesném datu vzniku vynálezu, což může být u elektronických systémů obzvláště obtížné. (V mnoha dalších zemích je prvenství vynálezu určováno podle data, kdy je přihláška podána na patentový úřad.)

Tradičně bývaly pro proces patentů dostatečné podepsané papírové záznamy a bezpečné snímky na mikrofilmech. Dnes jsou vyvíjeny jejich elektronické ekvivalenty využívající digitálního podpisu nebo externího notářského ověření. Nicméně, zavádění těchto procesů může trvat dlouhou dobu a bude záviset na vývoji precedenčního práva. V důsledku toho organizace často klíčové záznamy a dokumenty tisknou nebo ukládají na mikrofilmy a předávají je třetím subjektům k revizi a archivaci.

ECM systémy usnadňují sledování jak elektronických, tak fyzických záznamů i jejich vzájemných vazeb. Díky tomu organizace neriskují, že se jim nepodaří obhájit jejich duševní vlastnictví za použití ryze elektronických prostředků.

Úpravy řešení: Business Process Management, Document Management & Collaboration, Knowledge Management, Project Management


Řízení záznamů (Records Management)

Každý ve vaší organizaci musí mít možnost archivovat veškeré firemní dokumenty podle organizačních pravidel a zajistit tak shodu s příslušnými předpisy při současném snížení rizik souvisejících s audity a s případnými soudními spory.

Livelink ECM – Records Management vám poskytuje úplné a komplexní řízení životního cyklu pro všechny vaše firemní záznamy a informace v papírovém i v elektronickém formátu. Díky tomu vaše organizace může:

  • Splňovat požadavky normy 5015.2 Ministerstva obrany USA
  • Minimalizovat náchylnost k rizikům
  • Zlepšit produktivitu
  • Zajistit integritu podnikových záznamů
  • Zlepšit práci pro uživatele
  • Snížit náklady na implementaci

Úpravy řešení: Records Management