IT

Hlavní přednosti

  • Komplexní přehled a řízení smluvních dokumentů firmy
  • Zohlednění legislativních požadavků a redukce podnikového rizika
  • Jednotné uplatnění smluvních regulativ
  • Logická provázanost správy dokumentu spředmětem smlouvy a smluvními stranami
  • Bezpečnost a optimální sdílení právních dokumentů
  • Nízké náklady na vývoj a implementaci řešení – vysoká návratnost investic (ROI)
  • Kompatibilita s  dalšími technologickými systémy

Pomáhají vám snižovat náklady na IT, zvyšují efektivitu procesů a přispívají k zajištění shody


Řešení Livelink ECM for SAP

Řešení společnosti Open Text určená pro SAP zvyšují efektivitu procesů, snižují náklady na IT a řeší problematiku archivace dokumentů a dat v souladu s příslušnými požadavky.

Vaše organizace se může setkávat s některými závažnými problémy v oblasti informačních systémů a technologií: Nejistota ohledně shody, obtíže související s umístěním firemních informací v různých informačních silech, obavy z toho, že vaše duševní vlastnictví není plně využito, a že vaše produkční databáze – jako například SAP nebo e-mail – jsou zcela naplněny a jejich zálohování by trvalo příliš dlouhou dobu.

Řešení Open Text pro informační systémy a technologie šetří náklady IT oddělení díky efektivním metodám konsolidace IT. Pomáháme při opouštění starých aplikací a při snižování provozních nákladů prostřednictvím archivace SAP/Siebel dat. Řešení Open Text Solution for Records Management umožňuje dosažení shody s U.S. DoD 5015.2 a rozšiřuje pravidla pro správu podnikových záznamů i na e-mailové zprávy. Řešení Open Text jsou navržena tak, aby dobře zapadla do vašeho stávajícího IT prostředí – včetně podpory celé řady operačních systémů, databází a paměťových zařízení.

S řešením Open Text pro informační systémy a technologie můžete dosáhnout splnění svých obchodních cílů prostřednictvím následujících procesů:

  • Řízení životního cyklu informací (Information Lifecycle Management)
  • Konsolidace IT
  • Provozu IT
  • Podpory SAP


Information Lifecycle Management

Obchodní cíle:

  • Dosažení shody s U.S. DoD 5015.2 a rozšíření stávajících pravidel pro správu podnikových záznamů i na e-mailové zprávy
  • Snížení nákladů díky využití znalostí dostupných v rámci firmy
  • Sjednocení různorodých informačních sil
  • Záznam znalostí z e-mailové korespondence
  • Náhrada souborových serverů bezpečným, centralizovaným a škálovatelným síťovým souborovým systémem

Vaše společnost musí při správě svých digitálních aktiv splňovat předpis 5015.2 Ministerstva obrany USA. Tohoto cíle je však obtížné dosáhnout, jestliže obsah je „uzamčen“ v e-mailových účtech jednotlivých uživatelů a znalosti firmy leží pohřbeny pod množstvím operačních systémů, v různých úložištích, rozptýlené v různých sítích a lokalitách. Nechcete nárůst nákladů vyvolaný provozováním různorodých systémů nebo podporou různých úložišť a nechcete přicházet o nabyté znalosti při každé obměně zaměstnanců.

Řešení Open Text Information Lifecycle Management tyto funkce zajistí prostřednictvím následujících komponent:

  • Software: Řízení životního cyklu informací (Information Lifecycle Management), Archiving & Imaging, Business Process Management, Document Management & Collaboration, Compliance & Governance, Document Management, Email, Extensions for SAP Solutions, Knowledge Management
  • Poradenské služby, školení a podpora doplněné o obchodní obsah (tj. o předem definované workflow) s cílem umožnit vám rychlé zahájení konfigurace pracovních postupů a procesů podle vašich požadavků.

Činnosti

Information Lifecycle Management zahrnuje Asset Management, Document Lifecycle Management, Email Management, Knowledge Management, Records Management a Virtual File Systems.


Asset Management

Vzhledem ke stárnoucím aktivům, přísnějším požadavkům na dodržování předpisů a rostoucím nárokům na zabezpečení, jež významně ovlivňují náklady na akvizice a údržbu zařízení, nejlepší postupy pro pracovníky odpovědné za správu aktiv zahrnují:

Spravujte své smlouvy, výkresy, příručky a pokyny pro údržbu v Livelink ECM a spojte nestrukturovaný obsah s příslušnými informacemi ve vašem firemním systému pro plánování zdrojů ( Enterprise Resource Planning - ERP)

Livelink ECM umožňuje nalezení požadovaného nestrukturovaného obsahu na základě umístění vlastních aktiv

Řešení Livelink ECM learning management zajišťují, že pracovníci provozu a údržby jsou odpovídajícím způsobem vyškoleni pro plnění svých pracovních úkolů.

Úpravy řešení: Archiving & Imaging, Business Process Management, Document Management & Collaboration, Compliance & Governance, Document Management, Email Management, Extensions for SAP Solutions, Knowledge Management


Information Lifecycle Management

Aby firmy v regulovaných odvětvích mohly své produkty přinášet na trh dříve než konkurence, musí k zajištění shody s příslušnými předpisy přistupovat jako k nedílné součásti jejich procesů tvorby, změn, schvalování a publikování dokumentů.

Řešení Open Text je kompletní webové řešení umožňující vaší organizaci spravovat klíčové dokumenty – jako jsou například standardní provozní postupy, zprávy o zajišťování jakosti, nebo podání k příslušným úřadům – a to po celou dobu jejich životního cyklu. Toto řešení:

  • Zajišťuje konzistentnost při zpracování kritické dokumentace
  • Řídí proces revizí a zajišťuje, že revize jsou do dokumentů správně zaneseny
  • Řídí proces schvalování prostřednictvím zabudovaných workflow a bezpečnostních funkcí
  • Automatizuje procesy s cílem zajistit, aby dokumenty byly vydávány v souladu s vašimi organizačními pravidly a zákonnými požadavky

Úpravy řešení: Řízení životního cyklu informací (Information Lifecycle Management)


Email Management (Správa e-mailů)

Nejednoznačnost informací uložených na e-mailových serverech může vyhodnocování a pochopení těchto informací výrazně komplikovat. Pokud nevíte, co tyto informace obsahují, nemůžete je efektivně vyhledat v případě auditu nebo požadavku na předložení dokumentace; nemůžete je ale ani bezpečně vymazat. Proto potřebujete automatizovaný a spolehlivý způsob pro kategorizaci důležitých informací a zároveň systematický přístup pro přemístění těchto informací do přístupnějšího systému.

S řešením Open Text můžete:

  • Definovat, zabezpečovat a řídit proces, prostřednictvím kterého je zajištěna správa, uchovávání a likvidace obsahu e-mailových zpráv
  • Rozšiřovat stávající pravidla pro správu podnikových záznamů na e-mailové zprávy
  • Řídit celý životní cyklus e-mailových zpráv v souladu s předpisy a s pravidly pro zajištění připravenosti na případné soudní spory
  • Zajistit uchování zjistitelných e-mailových záznamů s právně významným obsahem
  • Získat z obsahu e-mailů maximální hodnotu
  • Zajistit dlouhou životnost, bezpečnost a důkazní váhu e-mailového obsahu
  • Zajistit shodu s U.S. DoD 5015.2

Konsolidace IT

Obchodní cíle

  • Opouštění starých aplikací snižuje náklady na IT a je řešením pro zajištění shody s předpisy
  • Konsolidace IT snižuje náklady na správu a celkové vlastnické náklady (TCO)

Řešení zapadá do vašeho stávajícího IT prostředí (podpora celé řady operačních systémů, databází a paměťových zařízení)

Správa a plánování IT hrají kritickou roli při zajištění dlouhodobého zdraví a úspěšnosti vaší společnosti. Inovace v oblasti IT vedou ke změně úspěšnosti a pozice organizací – například vytvoření samoobslužného výdeje tiketů mění nejen způsob, jakým IT zpracovává požadavky na podporu, ale také celkovou atmosféru v podniku.

Techničtí ředitelé přitom dnes musí čelit snižujícím se rozpočtům a stoupajícím nákladům na provoz IT.  Efektivnější provoz IT systémů umožňuje organizacím dosáhnout lepších výsledků s menšími nároky na rozpočet. Řešení Integrated Enterprise Content Management (ECM) zlepšují nákladovou efektivitu provozu IT systémů.

Řešení Open Text IT Consolidation tyto funkce zajistí prostřednictvím následujících komponent:

  • Software: Archiving & Imaging, Extensions for SAP Solutions
  • Poradenské služby, školení a podpora doplněné o obchodní obsah (tj. o předem definované workflow) s cílem umožnit vám rychlé zahájení konfigurace pracovních postupů a procesů podle vašich požadavků.

Činnosti

IT konsolidace zahrnuje Archive Consolidation a Legacy Decommissioning.


Archive Consolidation (Konsolidace archivů)

K výběru řešení pro správu dokumentů jsou společnosti často vedeny jedním konkrétním problémem; my tento problém nazýváme bodové řešení, jako je například zpracování oprávnění k nákupu. V průběhu doby mohou bodová řešení vyžadovat další archivační systémy a/nebo systémy pro správu dokumentů; například při fúzi firem dochází k rozšíření IT prostředí o další systémy.

Společnost Open Text nabízí jednoduché metody pro konsolidaci takových systémů do jednoho ECM rámce nabízejícího širokou škálu funkcí:

  • Snižuje náklady na správu a celkové vlastnické náklady
  • Vysoce škálovatelné (objem, regionální distribuce)

Řešení zapadá do vašeho stávajícího IT prostředí (podpora celé řady operačních systémů, databází a paměťových zařízení)


Provoz IT

Obchodní cíle

  • Snížení velikosti vaší databáze Microsoft Exchange — až o 90 procent
  • Zmenšení počtu Microsoft Exchange serverů — až o 75 procent
  • Zrychlení procedury zálohování — v některých případech z více než 24 hodin na méně než 2 hodiny

Krátká záloha a obnova jsou klíčem úspěšnosti IT oddělení. Jedním z problémů je způsob, jak zpracovávat velké objemy dat generované systémy SAP nebo Siebel pro řízení obchodních transakcí a groupware systémy. Velká množství dat zpomalují systémy a prodlužují dobu potřebnou pro zálohování a obnovu. Zejména kritické systémy – jako jsou SAP a groupware aplikace – musí být k dispozici 24 hodin denně, sedm dnů v týdnu.

Open Text nabízí Data Archiving pro SAP nebo Siebel. Toto řešení zbavuje podnikové aplikace zatížení vyvolaného historickými daty, ukládá tato data do kompatibilního archivu a nabízí jednoduchý přístup k archivovaným datům. V oblasti groupware  Open Text nabízí archivaci e-mailových zpráv. Organizace mohou odstranit zatížení poštovních serverů Microsoft Exchange a Lotus Domino vyvolané e-mailovým obsahem a přílohami a přenést je na nákladově efektivnější paměťová média, a to při zachování vysoké úrovně dostupnosti.

Řešení Open Text IT Operations tyto funkce zajistí prostřednictvím následujících komponent:

Činnosti

IT Operations zahrnuje Data Archiving, Email Archiving, File System Archiving, Report Management & Distribution a System Maintenance.


Archivace dat

Obchodní procesy vytvářejí data, což vede ke zvětšení objemu podnikové aplikační databáze (např. SAP, Siebel). Tím dochází ke zpomalení přístupu k informacím. Zálohování a obnova trvají déle a prodlužují dobu nedostupnosti systému.

Open Text nabízí Data Archiving pro SAP nebo Siebel. Toto řešení zbavuje podnikové aplikace zatížení vyvolaného historickými daty, ukládá tato data do kompatibilního archivu a nabízí jednoduchý přístup k archivovaným datům. Toto řešení může také:

  • Zrychlit obnovu systému
  • Snížit náklady a rizika související s plněním požadavků na uchování a likvidaci dat
  • Snížit náklady na správu a hardware


Podpora SAP

Obchodní cíle

  • Zlepšení provozní efektivity a produktivity
  • Snížení nákladů na konsolidaci a údržbu IT
  • Usnadnění dosažení shody a snížení rizik

Typické problémy, kterými se musí pracovníci IT při správě SAP řešení zabývat, zahrnují: rychlý růst množství transakčních dat; a konsolidace starších SAP řešení nebo hostitelských řešení do produkčního systému SAP.

Řešení Open Text, která vycházejí z osvědčených řešení IXOS, pomáhají správcům systémů SAP tyto problémy řešit.  Toto řešení zbavuje podnikové aplikace zatížení vyvolaného historickými daty, ukládá tato data do kompatibilního archivu a nabízí jednoduchý přístup k archivovaným datům. Tím se zkracuje doba potřebná pro zálohování a obnovu, snižují se náklady na hardware pro uložení produkčních dat a řeší se tím potřebná shoda s příslušnými předpisy.

Konsolidace SAP za pomoci Open Text umožňuje archivaci starých dat a zajišťuje přístup k SAP řešení prostřednictvím jednoduše použitelného nástroje. Tím se snižují náklady na migraci a řeší se uložení dat v souladu s příslušnými předpisy. Řešení Open Text pro archivaci dokumentů SAP integruje veškerý obchodní obsah do SAP – čímž organizacím umožňuje společné vytváření, přístup, správu a bezpečnou archivaci veškerého podnikového aplikačního obsahu.

Řešení Open Text SAP Support tyto funkce zajistí prostřednictvím následujících komponent:

Činnosti

SAP Support zahrnuje Data Archiving, SAP Consolidation a SAP Document Archiving.


SAP Data Archiving

Obchodní procesy vytvářejí data, což vede ke zvětšení objemu podnikové aplikační databáze (např. SAP, Siebel). Tím dochází ke zpomalení přístupu k informacím. Zálohování a obnova trvají déle a prodlužují dobu nedostupnosti systému.

Open Text nabízí Data Archiving pro SAP nebo Siebel. Toto řešení zbavuje podnikové aplikace zatížení vyvolaného historickými daty, ukládá tato data do kompatibilního archivu a nabízí jednoduchý přístup k archivovaným datům. Díky tomuto řešení budete moci:

  • Zrychlit obnovu systému
  • Snížit náklady a rizika související s plněním požadavků na uchování a likvidaci dat
  • Snížit náklady na správu a hardware

Úpravy řešení: Livelink ECM - Data Archiving for SAP® Solutions


SAP Consolidation

Činnosti spočívající v mapování terénu a importu dat ze SAP systémů, R/2 nebo z hostitelských systémů se mohou stát projekty velkých rozměrů. Zavádění transakčních dat do produkčního SAP systému navíc zvyšuje množství potenciálně objemově oceňovaných SAP objektů (např. kmenová data pro řízení lidských zdrojů).

Open Text nabízí řešení pro archivaci starých dat (z hostitelských, R/2 nebo SAP systémů), které umožňuje bezpečnou archivaci velkých objemů dat. Do produkčního systému SAP jsou předány pouze indexové informace o těchto datech. Open Text rovněž nabízí snadno použitelný a intuitivní modul pro přístup k archivovaným obchodním transakcím.  Přijetí této strategie umožňuje pohotový přístup k informacím a datům prostřednictvím SAP systémů, zrychlení procesu vyřazování starých systémů z provozu a zajištění splnění zákonných požadavků. Mezi výhody patří:

  • Data z R/2, SAP nebo z hostitelského systému jsou ihned dostupná v cílovém systému SAP
  • Je zajištěna podpora prostřednictvím grafického nástroje
  • Archivace starých dat v souladu s předpisy

Úpravy řešení: Extensions for SAP Solutions


SAP Document Archiving

Implementace řešení SAP umožňuje organizacím dosáhnout vysoké transparentnosti procesů, snížení nákladů a zlepšení služeb zákazníkům. Nezbytný obsah však chybí; obsah dokumentů (faktury, objednávky, složky zaměstnanců atd.) je samostatně řízený z obchodních procesů SAP.

Řešení Open Text integruje veškerý obchodní obsah do SAP. To umožňuje organizacím společně vytvářet, zpřístupňovat, spravovat a bezpečně archivovat veškerý obsah podnikových aplikací. Toto řešení vám nabízí:

  • Zlepšení provozní efektivity a produktivity
  • Snížení nákladů na konsolidaci a údržbu IT
  • Usnadnění dosažení shody a snížení rizika