Human Resources

Hlavní přednosti

  • Komplexní přehled a řízení smluvních dokumentů firmy
  • Zohlednění legislativních požadavků a redukce podnikového rizika
  • Jednotné uplatnění smluvních regulativ
  • Logická provázanost správy dokumentu spředmětem smlouvy a smluvními stranami
  • Bezpečnost a optimální sdílení právních dokumentů
  • Nízké náklady na vývoj a implementaci řešení – vysoká návratnost investic (ROI)
  • Kompatibilita s  dalšími technologickými systémy

Řešení Open Text pro řízení lidských zdrojů

Podpora cest k rozvoji produktivních zaměstnanců pracujících v souladu s příslušnými předpisy

Společnost Mercer Human Resource Consulting pomáhá svým klientům pochopit, vyvíjet, implementovat a kvantifikovat efektivitu programů a pravidel pro řízení lidských zdrojů. Když společnost Mercer Human Resource Consulting potřebovala maximalizovat využití svých stávajících znalostí a zdrojů a zajistit shodu se stále přísnějšími předpisy, obrátila se na firmu Open Text.

Vaše firma musí pro splnění požadavků dnešního trhu, kde je velký důraz kladen na využití znalostí, maximalizovat potenciál a produktivitu svých zaměstnanců. To znamená transformaci vašeho oddělení lidských zdrojů (HR) z administrativní funkce na zdroj strategií pro řízení lidského kapitálu.

Oddělení lidských zdrojů musí hledat způsoby, jak: zlepšovat efektivitu a produktivitu lidských zdrojů; hledat vhodné talenty pro současný a rozvíjet vhodné talenty pro budoucí chod firmy; vzdělávat a školit pracovníky tak, aby měli potřebné znalosti; a hledat shodu mezi strategiemi firmy a cíli jednotlivých pracovních týmů i jednotlivců.

Řešení Open Text vašim ředitelům pro lidské zdroje pomáhá dosáhnout splnění jejich cílů prostřednictvím následujících procesů:

  • Benefits Administration
  • Corporate Communications
  • Workforce Management


Správa benefitů

Obchodní cíle

  • Poskytnutí on-line přístupu k dokumentaci pravidel včetně formulářů
  • Snížení nákladů na spolupráci s poskytovateli benefitů
  • Řízení smluv, formulářů a dokumentů týkajících se pravidel v souvislosti s transakcemi v oblasti lidských zdrojů

Vaše oddělení lidských zdrojů musí být schopno definovat a spravovat každý typ programu benefitů – od zdravotní péče, zubní péče, až po flexibilní výdajové účty – a poskytnout flexibilní, efektivní a přístupnou správu benefitů. Efektivním způsobem, jak tohoto cíle dosáhnout, je nabídnout širokou škálu služeb, aby vaši zaměstnanci mohli sami vybrat ty benefity, které jim vyhovují. Organizace mohou pro definované plány benefitů akumulovat historické zisky a hodiny, ale také kalkulace služeb. To znamená, že vaše společnost může snadno vytvořit atraktivní nabídku benefitů pro každého zaměstnance nebo skupinu zaměstnanců.

Vaše oddělení lidských zdrojů může aplikací řešení od společnosti Open Text dosáhnout těchto cílů:

  • Snížení nákladů na správu benefitů přenesením určité části práce na zaměstnance
  • Umožnění toho, aby pracovník oddělení lidských zdrojů odpovědný za správu benefitů prostřednictvím webu spolupracoval přímo s poskytovateli jednotlivých benefitů, jejichž návrhy, smlouvy, brožury, pravidla a formuláře je takto možné centrálně řídit a zpřístupňovat v závislosti na oprávnění jednotlivých rolí
  • Implementace procesů pro revize, schvalování a řešení sporů prostřednictvím flexibilního webového workflow systému
  • Umožnění přiřazení nestrukturovaného obsahu (elektronické a naskenované papírové dokumenty) k zaměstnancům a k účetním transakčním záznamům ve vaší podnikové aplikaci pro správu lidských zdrojů, jako je například mySAP Enterprise Suite

Řešení Open Text tyto funkce zajistí prostřednictvím následujících komponent:


Benefits Administration zahrnuje Employee Portals a Provider Administration

Portál pro zaměstnance

Vytvoření portálu pro zaměstnance s využitím Enterprise Content Management (ECM) umožňuje vašim zaměstnancům, aby sami rozhodovali o výběru svých benefitů. Portál pro zaměstnance:

  • Poskytuje zabezpečený přístup (podle rolí) k obsahu a službám všech podnikových aplikací včetně back-office, Microsoft Office, ERP, CRM a webových aplikací.
  • Zahrnuje flexibilní workflow procesy, které zaměstnancům poskytují přístup buď prostřednictvím webového prohlížeče, nebo přímo z jejich poštovních klientů Microsoft Outlook nebo Lotus Notes.

Úpravy řešení: Business Process Management, Document Management & Collaboration, Enterprise Portals, Extensions for SAP Solutions, Knowledge Management


Správa poskytovatelů

Vaše organizace může pro definované plány benefitů automaticky akumulovat historické zisky a hodiny, ale také kalkulace služeb – to vše na míru vašim zaměstnancům. Aplikace řešení Open Text:

  • Umožňuje pracovníkům oddělení lidských zdrojů plánovat, organizovat, připravovat a řídit obsah a procesy nezbytné pro zajištění služeb od národních i regionálních poskytovatelů.
  • Umožňuje přístup k dokumentům vytvořeným v průběhu jednání přímo z vašich podnikových HR aplikací, jako jsou například mySAP Enterprise Suite nebo Oracle/PeopleSoft HR.

Úpravy řešení: Business Process Management, Document Management & Collaboration, Extensions for SAP Solutions, Project Management


Firemní komunikace

Obchodní cíle

  • Odstranění geografických a hierarchických bariér v organizaci
  • Usnadnění vytváření a sdílení informací
  • Zvýšení výkonnosti vaší organizace tím, že jednotlivci budou mít k dispozici kolektivní duševní kapitál celé společnosti

Efektivní firemní komunikace přispívá k aktivnějšímu zapojení vašich zaměstnanců do činnosti firmy a často je mobilizuje k podpoře organizačních změn. Aplikace řešení Open Text vám pomůže:

  • Rozšířit povědomí a spolupráci
  • Identifikovat a využít cenné jednotlivce
  • Sdílet nejlepší postupy
  • Připravit se na nouzové situace

Řešení Open Text tyto funkce zajistí prostřednictvím následujících komponent:

  • Software: Document Management & Collaboration, Knowledge Management
  • Poradenské služby, školení a podpora doplněné o obchodní obsah (tj. o předem definované workflow) s cílem umožnit vám rychlé zahájení konfigurace pracovních postupů a procesů podle vašich požadavků.


Řízení pracovníků

Oddělení lidských zdrojů (HR) musí sledovat vývoj nových technologií i to, jak se tyto technologie promítají do činnosti vašich zaměstnanců.  Během restrukturalizace oddělení nebo organizace musí odborníci na problematiku lidských zdrojů rozhodnout, kdo bude komu odpovídat. Stejně důležitý pro jejich práci je přístup k informacím potřebným pro vytvoření týmů se zastoupením různých funkcí nebo pro oslovení vhodných kandidátů na volné pracovní pozice. Znalosti jsou pro pracovníky oddělení lidských zdrojů klíčem k identifikaci vašeho nejkvalifikovanějšího systémového analytika, technika pro zajišťování jakosti nebo grafického návrháře.

Řešení Open Text Workforce Management tyto funkce zajistí prostřednictvím následujících komponent:

Činnosti

Workforce Management zahrnuje Employee Relationship Management, Leave of Absence Request & Approval, Personnel Folder, Policies & Procedures, Recruiting, Skills Management, Time Entry & Approval a Training & Certification.


Řízení vztahů se zaměstnanci

Oddělení lidských zdrojů musí zajišťovat, aby veškeré údaje o všech zaměstnancích byly aktuální:  spravovat je zapotřebí například změny adresy, dovolené, či účast na odborných školeních. Správa těchto údajů se často provádí manuálně – oddělení lidských zdrojů například zadá data z papírových formulářů do HR systému, což má za následek duplicitní zadávání dat. Dále existuje celá řada komplexních procesů schvalování, například žádostí o udělení dovolené či cestovních příkazů, které probíhají mezi zaměstnancem a jeho nadřízeným, a které musí být spravovány oddělením lidských zdrojů.

Řešení Open Text tyto manuální činnosti řeší prostřednictvím webové infrastruktury. Zaměstnanci mohou prostřednictvím tohoto systému například sami aktualizovat své osobní údaje, údaje o své docházce, či iniciovat schvalovací postupy (například cestovní žádosti nebo požadavky na odborná školení). Toto řešení může být součástí SAP Employee Self Service, aplikace Siebel, nebo může být k dispozici jako samostatné řešení.

Úpravy řešení: Business Process Management, Document Management & Collaboration, Extensions for SAP Solutions, Knowledge Management


Žádost o pracovní volno a jeho schválení

Zpracování žádosti o pracovní volno se obvykle řídí přísnými pravidly. Manuální zpracování papírového formuláře a jeho postup procesem schvalování jsou zdlouhavé a výsledek je neuspokojivý nejen pro firmu, ale také pro zaměstnance. Náklady související s tímto manuálním zpracováním je možné snadno snížit vytvořením elektronických formulářů, které požadavek „provedou“ potřebným procesem doporučení a schvalování a následně žadatele informují o schválení. V případě integrace do řešení SAP jsou detaily schválené žádosti zadány do databáze dovolených.

  • Zkrácení doby zpracování
  • Úspora nákladů za manuální zpracování
  • Integrace do řešení SAP

Úpravy řešení: Business Process Management, Extensions for SAP Solutions


Osobní složka

Záznamy zaměstnanců musí být uchovávány po řadu let – to platí jak pro záznamy o aktivních zaměstnancích, tak o těch, kteří odešli do důchodu. Záznamy v papírové formě spotřebovávají velké množství kancelářských prostor a jejich manuální zpracování je spojeno s vysokým úsilím. Mnoho záznamů o zaměstnancích je neúplných nebo chybných. Uskladnění papírových dokumentů, práce s nimi a jejich oběh jsou příčinou vysokých nákladů, dlouhé doby zpracování a rozhodování, které může často vycházet z neúplných nebo nesprávných informací. Průměrné roční náklady na manuální zpracování záznamů jednoho zaměstnance se pohybují mezi 15 a 30 USD. Náklady na vyhledání špatně založeného dokumentu jsou přibližně 120 USD. Integrované Enterprise Content Management (ECM) řešení šetří náklady za uskladnění, odlehčuje administrativní zatížení pracovníků oddělení lidských zdrojů (spojené například se zpracováním papírových dokumentů) a zlepšuje služby zaměstnancům.

V případě Personnel Folder (Osobní složky) získáváte následující výhody:

  • Odpadá manuální zpracování dokumentů
  • Plná integrace do systému SAP
  • Eliminují se ztráty času / nedorozumění v důsledku nesprávných nebo neúplných duplicitních verzí složek zaměstnanců

Úpravy řešení: Archiving & Imaging, Business Process Management, Document Management & Collaboration, Extensions for SAP Solutions


Nábor pracovníků a ukončení pracovního poměru (Personnel Hire & Termination)

Při nástupu nového pracovníka do společnosti je zapotřebí provést řadu činností. Aby mohl nový zaměstnanec hned první den začít pracovat,potřebuje stůl, telefon, e-mailovou adresu atd. Totéž platí v případě, kdy zaměstnanec společnost opouští. V takovém případě je zapotřebí uživatelské účty vymazat, telefonní číslo musí být přesměrováno a zaměstnanec musí vrátit klíče a zapůjčené vybavení.

Řešení Open Text umožňuje řízení takovýchto činností. Všem zainteresovaným oddělením (oddělení IT, vedoucí kanceláře atd.) je přidělen úkol zajistit, aby všechny tyto činnosti byly efektivně provedeny. Automatizací tohoto procesu se výrazně snižuje pracovní zatížení odpovědných pracovníků, kteří se tak namísto každodenní administrativy mohou soustředit na své hlavní odpovědnosti.

  • Samostatný systém nebo integrace do řešení SAP
  • Nový zaměstnanec může začít pracovat již od prvního dne
  • Zajišťuje proces ukončení pracovního poměru zaměstnance
  • Zmenšuje administrativní zátěž

Úpravy řešení: Archiving & Imaging, Business Process Management, Compliance & Governance, Document Management & Collaboration, Extensions for SAP Solutions


Pravidla a postupy (Policies & Procedures)

Přijetí nového zaměstnance je spojeno s nutností vytvořit celý soubor nových dokumentů, které musí být roztříděny a rozeslány různým oddělením, aby bylo zajištěno, že zaměstnanec při nástupu do organizace obdrží veškeré potřebné informace. Organizace potřebuje, aby nový zaměstnanec co nejrychleji dosáhl potřebné úrovně produktivity, aby se zlepšila jeho asimilace a udržení v organizaci. Zaměstnanci často nastoupí do práce a teprve po několika pracovních dnech jsou schopni přispět k produktivitě organizace.  Pro nové zaměstnance bude řešení Open Text obzvláště přínosné, neboť minimalizuje jejich potřebnou dobu učení a poskytuje jim nástroje, které potřebují pro dosažení produktivity. Například workflow řešení Open Text usnadňuje proces nástupu tím, že automatizuje shromažďování informací z různých oddělení, jako jsou například hesla, přístupová práva do IT systémů, identifikační karty nebo klíče, a předání těchto předmětů a údajů novému zaměstnanci. Tento nový proces přijímání zaměstnanců snižuje stres nových pracovníků.

Úpravy řešení: Business Process Management, Document Management & Collaboration