Administrativa

Hlavní přednosti

  • Komplexní přehled a řízení smluvních dokumentů firmy
  • Zohlednění legislativních požadavků a redukce podnikového rizika
  • Jednotné uplatnění smluvních regulativ
  • Logická provázanost správy dokumentu spředmětem smlouvy a smluvními stranami
  • Bezpečnost a optimální sdílení právních dokumentů
  • Nízké náklady na vývoj a implementaci řešení – vysoká návratnost investic (ROI)
  • Kompatibilita s dalšími technologickými systémy

Správa zařízení, vozových parků a strojů (Facilities, Fleet & Equipment Management)

Řešení pro oblasti: Finance, administrativa, HR, Contract, Legal

Obchodní cíle

  • Zjednodušení návrhu, výstavby a provozu
  • Rychlé formování virtuálních projektových týmů
  • Snížení rizik souvisejících s nepřesnými informacemi
  • Zlepšení konkurenceschopnosti
  • Snadné sledování dokumentů
  • Využití nejlepších postupů
  • Snížení nákladů

Řešení Open Text zahrnují řízení společného investičního majetku včetně budov, technických zařízení a strojů, ale také fází životního cyklu projektů a staveb. Tato řešení mohou být propojena s vašimi Enterprise Resource Management (ERP) systémy, jako například mySAP.com Enterprise Suite.

Řešení Open Text Facilities, Fleet & Equipment Management tyto funkce zajistí prostřednictvím následujících komponent:

Úpravy řešení: Archiving & Imaging, Business Process Management, Document Management & Collaboration, Compliance & Governance, eLearning and Corporate Training, Extensions for SAP Solutions, Project Management

Poradenské služby, školení a podpora doplněné o obchodní obsah (tj. o předem definované workflow) s cílem umožnit vám rychlé zahájení konfigurace pracovních postupů a procesů podle vašich požadavků.

Činnosti

Facilities, Fleet & Management zahrnuje Asset Management, Fleet Management, Policies & Regulations Management a Property Disposal.

Stárnoucí aktiva, rostoucí nároky na plnění příslušných předpisů, či zvyšující se požadavky na zabezpečení vedou ke zvyšování nákladů na nákup a údržbu zařízení.

Mezi nejlepší postupy pro profesionální správce majetku proto patří: správa smluv, výkresů, příruček a pokynů pro údržbu v našich řešeních a spojení nestrukturovaného obsahu s příslušnými informacemi ve vašem systému pro plánování zdrojů (ERP).

Naše řešení umožňují:

  • nalezení požadovaného nestrukturovaného obsahu na základě umístění vlastních aktiv,
  • s jejich pomocí můžete zajistit, že pracovníci provozu a údržby jsou odpovídajícím způsobem vyškoleni pro plnění svých pracovních úkolů.

Úpravy řešení: Archiving & Imaging, Business Process Management, Document Management & Collaboration, Extensions for SAP Solutions, Project Management


Řízení vozového parku (Fleet Management)

Stárnoucí vozidla, rostoucí nároky na plnění příslušných předpisů, či zvyšující se požadavky na zabezpečení vedou ke zvyšování nákladů na nákup a údržbu vozového parku.  

Naše řešení umožňují:

  • správu smluv, výkresů, příruček a pokynů pro údržbu v Livelink ECM a spojení nestrukturovaného obsahu s příslušnými informacemi ve vašem systému pro plánování zdrojů (ERP),
  • nalezení požadovaného nestrukturovaného obsahu na základě umístění vlastních aktiv,
  • s jejich pomocí můžete zajistit, že pracovníci provozu a údržby jsou odpovídajícím způsobem vyškoleni pro plnění svých pracovních úkolů.

Úpravy řešení: Business Process Management, Document Management & Collaboration, Extensions for SAP Solutions,

Řízení pravidel a předpisů (Policies & Regulations Management)

Řešení Open Text, jako je například řízení životního cyklu dokumentů a řízení webového obsahu, řeší:

  • rozsáhlé nároky na správu a publikování obsahu dané dočasnými i trvalými směrnicemi, příručkami a vyhláškami.
  • v podnicích s globálním rozsahem podnikání umožňují řízení pravidel, postupů a předpisů týkajících se akvizice, údržby a likvidace majetku.

Úpravy řešení: Compliance & Governance, Document Management & Collaboration, eLearning and Corporate Training


Likvidace majetku (Property Disposal)

Likvidace majetku zahrnuje:

  • Podklady (smlouvy, fotografie, výkresy, mapy, manuály) související likvidovanou nemovitostí nebo s majetkem
  • Likvidace nebezpečných materiálů a předmětů klade dodatečné požadavky na zajištění shody s příslušnými federálními, státními a místními ekologickými zákony a předpisy
  • Nejlepší postupy vyžadují implementaci kontrolních a schvalovacích workflow a také integraci s vaším ERP systémem
  • Řešení pro řízení obsahu, workflow (řízení obchodních procesů), a Enterprise Application Extensions

Úpravy řešení: Business Process Management, Compliance & Governance, Document Management & Collaboration, Extensions for SAP Solutions


BOZP, ochrana životního prostředí (Environment, Health & Safety)

Obchodní cíle

  • Vytvoření a udržování bezpečného prostředí
  • Snížení rizika pro osoby a majetek
  • Řízení změn v souladu s bezpečnostními postupy
  • Rychlá a efektivní reakce na incidenty
  • Dodržování interních pravidel a zákonných předpisů

Organizace musí být schopny v případě potřeby poskytnout přesné informace, aby splnily požadavky státních úřadů, jako je například americká Environmental Protection Agency (EPA), nebo úřadů zabývajících se problematikou ochrany zdraví a bezpečnosti práce, jako je například americká Occupational Safety and Health Administration (OSHA). Tyto předpisy ovlivňují celou řadu oblastí ve vaší organizaci, včetně technické přípravy, řízení projektů, zajišťování jakosti, či řízení dodavatelů. Všechny tyto skupiny musí spolupracovat a rychle předávat, revidovat a schvalovat výkresy a dokumenty v zabezpečeném úložišti se striktním řízením verzí.  Dále je nezbytné prokázat shodu prostřednictvím auditovatelných procesů a veškeré podklady musí být uchovány jako záznamy v souladu s příslušnými archivačními plány.

Řešení Open Text zajišťují, aby pravidla pro nouzové situace a pro nakládání s nebezpečnými materiály a pravidla pro řízení změn byla následně zpracována do příslušných verzí interní dokumentace a do formy bezpečnostních listů.  S pomocí řešení pro správu učení (Learning Management) můžete zajistit, že vaši zaměstnanci budou řádně vyškoleni v souladu s normami, pravidly a předpisy EH&S.

Řešení Open Text for Environment, Health & Safety tyto funkce zajistí prostřednictvím následujících komponent: Livelink ECM - Accreditations Server, Content Lifecycle Management, Eloquent Media Server, Business Process Management, Compliance & Governance, Document Management & Collaboration, Records Management

Poradenské služby, školení a podpora doplněné o obchodní obsah (tj. o předem definované workflow) s cílem umožnit vám rychlé zahájení konfigurace pracovních postupů a procesů podle vašich požadavků.

Úpravy řešení: Environment, Health & Safety zahrnuje Document Lifecycle Management, Employee Certification, Incident Management, Management of Change a Records Management.


Řízení životního cyklu dokumentů ( Document Lifecycle Management)

Řešení Livelink ECM Document Lifecycle Management má za cíl zajistit, aby všichni vaši zaměstnanci měli přístup k nejaktuálnějším pravidlům a standardním provozním postupům (SOP).

Veškerá dokumentace je spravována v centrálním zabezpečeném úložišti s přísným řízením verzí. Změny se řídí formou revizí a schvalovacích workflow, v rámci kterých mohou oprávnění schvalovatelé připojit svůj elektronický podpis.  Přístup k dokumentům je zaznamenáván a záznam je k dispozici ke kontrole. SOP – společně s provozními pokyny, pokyny pro údržbu a opravy, bezpečnostními listy materiálů a postupy pro nouzové situace – jsou pracovníkům k dispozici prostřednictvím webového rozhraní.

Úpravy řešení: Content Lifecycle Management


Certifikace zaměstnanců (Employee Certification)

Zaměstnanci musí být vyškoleni tak, aby udržovali bezpečné pracovní prostředí, předcházeli nebezpečnými incidentům, hlásili výskyt incidentů a chránili životní prostředí. Livelink ECM poskytuje řešení pro správu učení (learning management) a akreditaci zaměstnanců, které vám umožní zavést programy pro maximalizaci efektivity zaměstnanců v klíčových oblastech bezpečnosti, ochrany zdraví a životního prostředí.

Úpravy řešení: Livelink ECM - Accreditations Server, Eloquent Media Server


Řízení incidentů (Incident Management)

Řešení Open Text pro řešení případů (case management) vám umožňují reagovat na incidenty, při kterých došlo k ohrožení bezpečnosti a zdraví vašich zaměstnanců, a přispět tak k zajištění jejich ochrany a ke splnění požadavků příslušných předpisů.

Úpravy řešení: Business Process Management, Compliance & Governance, Document Management & Collaboration


Řízení změn (Management of Change)

Pokud procesy ve vaší firmě mohou vést k poškození zdraví zaměstnanců nebo ke škodám na životním prostředí, potřebujete mít nad těmito procesy přísnou kontrolu, abyste zajistili, že všechny změny budou dobře propracovány a realizovány, a že pracovníci budou dobře vyškoleni. Řešení Open Text vám pomáhají při implementaci nejlepších postupů v řízení obchodních procesů a automatizovaných webových workflow pro řízení dokumentace, výkresů, revizí, schvalování a certifikace v rámci vašeho procesu řízení změn.

Úpravy řešení: Business Process Management, Compliance & Governance, Document Management & Collaboration


Řízení záznamů ( Records Management)

Organizace musí uchovávat dokumenty týkající se zdravotního stavu zaměstnanců, bezpečnosti na pracovišti a ekologických rizik; k tomu slouží plán archivace, který vychází z příslušných zákonných předpisů.

Řešení Open Text Records Management vám může pomoci při implementaci vhodných řešení pro archivaci a řízení záznamů, vycházejících z nejlepších postupů používaných ve vašem odvětví.

Úpravy řešení: Records Management


Správa pracovních cest (Travel Management)

Travel Management zahrnuje Travel Expense Management, Travel Planning, Supplier Collaboration a Virtual Meetings.

Obchodní cíle

  • Zajištění shody s firemními pravidly pro pracovní cesty
  • Snížení nákladů souvisejících s výdaji na pracovní cesty a jejich správou
  • Zlepšení spolupráce při dojednávání smluv s cestovními kancelářemi
  • Eliminace zbytečného cestování pomocí virtuálních schůzek

Cestování je často nezbytné kvůli možnosti osobního jednání se zákazníky, partnery a členy projektových týmů – zejména ve firmách, které mají pobočky rozptýlené na různých místech.

Řešení Open Text vám umožňují procesy související s pracovními cestami řídit.  Náklady a úsilí potřebné pro zpracování vyúčtování pracovních cest zaměstnanci je možné snížit tím, že zaměstnanci získají možnost předávat a schvalovat výkazy výdajů a nákupy za použití kreditních karet přímo ze svého e-mailového účtu. Zpracování papírových dokumentů může být omezeno nebo zcela eliminováno díky podpoře záznamu a zpracování obrázků, faxů a elektronických dokumentů ve formě workflow pro vyúčtování výdajů a předložení souvisejících účtenek. Oddělení odpovědné za správu nákladů na pracovní cesty může zajistit shodu poskytnutím přístupu k pravidlům a procedurám, formou školení týkajících se systému a procesu vyúčtování cestovních nákladů a spolupráce s poskytovateli cestovních služeb prostřednictvím zabezpečeného webového prostředí. Vedoucí pracovníci mohou sledovat výsledky jednotlivých poskytovatelů služeb či náklady na pracovní cesty, a to prostřednictvím výkazů předávaných přímo do jejich počítačů.

Řešení Open Text pro správu pracovních cest (Travel Management) tyto funkce zajistí prostřednictvím následujících komponent:


Správa cestovních výdajů (Travel Expense Management)

Řešení Open Text umožňují organizacím řídit zpracování výkazů cestovních výdajů zaměstnanců a jednorázových výdajových položek. Funkce, které tato řešení nabízejí, zahrnují:

  • Řešení pro převod účtenek do elektronického formátu
  • Integrace souhlasu nadřízeného do procesu
  • Integrace záznamů vystavovatelů firemních kreditních karet pro automatickou správu účtenek
  • Zaúčtování do vašeho Enterprise Resource Planning (ERP) systému
  • Záznam a zpracování výpisu plateb kreditní kartou
  • Workflow pro revize, schvalování a řešení výjimek
  • Integrace s účty závazků

Úpravy řešení: Business Process Management, Document Management & Collaboration, Extensions for SAP Solutions, Extensions for Oracle