Správa smluv

Systém a kvalita při tvorbě a plnění smluv

Mezi stěžejní dokumenty právních subjektů patří jednoznačně smlouvy. Představují právní ochranu obchodních procesů a zájmů ve všech oblastech podnikání.

Ale ani podniky, které se soustředí na uzavírání kvalitních právních vztahů, ještě nemají vyřešenu optimalizaci opakované tvorby právních dokumentů a jejich dlouhodobé sledování po obsahové stránce. Navíc do procesu tvorby, správy, aplikování, ukládání atd. vstupuje mnoho činitelů z různých míst organizace.

Proto rozhodnutím pro řešení centrální správy smluv neboli systému Contract Management si každý podnikatelský subjekt zajistí dlouhodobě sjednocené a efektivní postupy práce s právními dokumenty od jejich vzniku, přes věcné aplikování obsahu, až po bezpečné archivování resp. skartaci ve shodě s platnou legislativou.

Contract Management poskytuje systémový přístup ke všem druhům právních dokumentů (zakládací listiny, pracovní smlouvy, dodavatelské smlouvy, nájemní smlouvy, licenční smlouvy, smlouvy o spolupráci aj.).

Contract Management zajistí podniku jak řešení smluv po formální stránce (použití šablon, určení schvalovacího scénáře, zatřídění smlouvy atd.), tak sledování obsahu smluv po věcné stránce (předmět, platnost smlouvy, objemy, ceny aj.), a to po celou dobu jejich životního cyklu (tj. od vzniku, přes změny, doplňky, ukončení platnosti a dobu uchování).

Contract Management umožňuje centrální ukládání smluv, sofistikované vyhledávání a evidenci ke každé jednotlivé smlouvě včetně archivace po ukončení platnosti smlouvy. Právní dokument má vždy jediný platný exemplář s vnořenou funkcionalitou sledování změn tj. jeho verzování vč. autorizace, a dodatků. Při práci s dokumentem je ho možné alokovat, zamykat, určovat přístupová práva, používat odkazy (shorcuts) místo příloh, používat anotace prostřednictvím emailového klienta atd.

Mezi běžné požadavky podniků také patří integrace Contract Managementu do podnikových informačních systémů např. ERP (s výhodou na systém SAP), CRM, spisovou službu nebo napojení do E-mail Management.

K vedlejším efektům jednotné správy smluv patří úspory nákladů, zrychlení a zpřehlednění procesů, posílení zodpovědnosti zúčastněných pracovníků, minimalizace podnikatelských rizik a dlouhodobá shoda s platnou legislativou.

Uvědomme si, že smlouvy vyjadřují právní sílu podnikatelského subjektu a je nanejvýš vhodné jim věnovat mimořádnou pozornost.

Základní funkcionality řešení Contract Management:

  • Komplexní správa životního cyklu smlouvy od šablon a po archivaci
  • Integrace základních funkcionalit Document Management (workflow, verzování, audit, notifikace, reporty)
  • Organizace dat pomocí virtuálních šanonů s možností proměnných pohledů dle kategorií/atributů nebo reportů, které již fyzická forma šanonů neposkytuje
  • Management šablon a průvodce zakládání nového kontraktu – kategorie automatického generování složky kontrakt s náležitým druhem šablony word dokumentů atp.
  • Integrace na číselníky partnerů např. ze systému SAP
  • Evidence metadat resp. atributů kontraktu
  • Evidence vazeb Rámcová smlouva - Dílčí smlouva (vč. vazeb hlavní tělo smlouvy – dodatky)
  • Funkcionalita managementu úkolů ve vazbě na kontrakt
  • Robustní model oprávnění na bázi rolí s možností distribuce řízení oprávnění členů týmu smlouvy z titulu „vlastníka smlouvy“

Produkty: