Management finančních dokumentů

Hlavní přednosti

  • Optimalizace spolupráce nad komplexními finančními transakcemi
  • Aktualizované reporty pro klíčové rozhodovatele
  • Řízení a snižování finančních rizik
  • Zohlednění legislativních požadavků a redukce podnikového rizika
  • Logická provázanost správy finančních dokumentů s předmětem smlouvy
  • Nízké náklady na vývoj a implementaci řešení – vysoká návratnost

Automatizace šetří zdroje a zaručuje přesnost

Nadstavbové dokumenty pro finanční řízení: Organizace musí řídit procesy po celou dobu finančního zpracování uvnitř organizace tak, aby byly schopny včas eliminovat finanční rizika a také vždy průkazně dokládat postupy nezávislému auditu.  Finanční manageři musejí mít k dispozici a rozhodují na základě aktualizovaných  informací, odhadují tak finanční potenciál firmy a připravují doporučení pro management firmy ke změně (možnosti fúzí, akvizic, odprodejů aj.).

ECM řešení zprostředkovává finančnímu managementu reporty k nestrukturovanému obsahu v kontextu jednotlivých operací v rámci podnikového Enterprise Resource Planning (ERP) systému (nejčastěji SAP). Běžně je využíván zabezpečený webový přístup pro spolupráci a koordinaci finančních kroků. To je zvlášť důležité pro přípravy plánů a rozpočtů pro další finanční období, jakož i v období akvizicí a fúzí. Output Management a distribuce reportů umožňuje klíčovým osobám sledovat výkon organizace (obrat, náklady, rozpracované položky, cash flow). V těchto přehledech lze získat rovněž signály, že je potřeba se zaměřit na problémové oblasti a eliminovat tak rizika.

Finanční dokumenty v SAP: SAP je mohutný účetní nástroj s vlastními specializovanými objekty, který rovněž poskytuje dostatečně strukturované nadstavbové sestavy a přehledy pro rozhodovací proces finančního managementu:

  • Hlavní účetní kniha – evidence všech účetních dokladů
  • Přednastavené účtování podle typu dokumentu
  • Scénáře schvalovacích workflow
  • Obraty a účetní zůstatky
  • Přehledy otevřených položek odběratelských/dodavatelských

Pro pravidelné výstupy a prokazovaní vůči institucím a auditu:

  • Výsledovka, rozvaha
  • Přehledy odvodů, daní, pojistného aj.

Procesní sestavy jsou stejně jako příchozí a odchozí finanční dokumenty archivovány v nezměněné podobě na bezpečných úložištích.

Příchozí dokumenty.
Jedná se především o příchozí faktury, které patří typově k nestrukturovaným dokumentům, v prvé řadě jsou tedy:

digitalizovány a archivovány na vstupu. V rámci podniku dále obíhá pouze elektronická image faktury pro ověření. Navazuje řešení logistické likvidace faktur s podporu elektronického workflow v systému SAP. Součástí řešení je alternativní přístup uživatelů/schvalovatelů mimo SAP.

Formální kontrola faktury - faktura bude/nebude propuštěna k dalšímu zpracování

Zpracování faktur v elektronické podobě (integrované skenovací pracoviště) a v této podobě archivovány v prostředí systému SAP

Archivace spojena se základní klasifikací faktur (materiálové, investiční, režijní…, s odkazem/bez odkazu na nákupní objednávku)

Zadání dodavatele nebo reference na nákupní objednávku v SAP, datum faktury, částky faktury, údajů o DPH a ověření platebních podmínek

Označení faktury čárovým kódem (pro další identifikaci originálu s elektronickou podobou dokumentu)

Archivace zahájí proces zpracování faktury v elektronické podobě pomocí workflow systému SAP

Workflow pro sdílení elektronického dokladu mezi účetním a nákupčím. V případě zadání odkazu na nákupní objednávku v SAP workflow v následném kroku automaticky přepošle fakturu nákupčímu – zadavateli objednávky

0běh zahrnuje i non-SAP uživatele, kteří zadají údaje v prostředí MS nebo Lotus Notes

Úložiště dokumentů a dat: prioritně do Enterprise Archive Server, alternativně SAP Content Server

Odchozí dokumenty


Faktury, protokoly jsou vytvářeny pomocí elektronických formulářů, které zpracovávají data jednak z prostředí ERP systému (identifikátory), ale i z jiných systémů. ECM vystupuje jako nástroj, který napomáhá zrychlení plateb od klientů díky rychlé a přesné fakturaci, tím zlepšuje vztahy se zákazníky a snižuje náklady na sběr informací pro fakturaci.

Tiskové sestavy

  • řešení umožňuje automatickou archivaci reportů, které  jsou opatřovány atributy a zařazovány do přehledné stromové struktury.

Archivace databáze

  • odarchivování starších dat na archivní úložiště.  K datům je zachován online přístup ze SAP GUI. Data jsou nejen bezpečně a dlouhodobě uložena, ale zmenšením databáze se systém stává mnohem stabilnější, rychlejší a snadno obnovitelný.

Produkty: