Hromadná archivace dokumentů
Hlavní přednosti
- Zkrácení doby zálohování
- Bezpečné uložení dat zpravidla na optická či magneto-optická média
- Stabilita produktivního podnikového systému
- Výrazné snížení nákladů na administraci systémů
- Intuitivní uživatelské prostředí (např. Windows, SAP R/3 aj.)
- Vyšší produktivita práce zaměstnanců
- Rychlá návratnost investic
- Splnění legislativních požadavků
Archivujte účelně, bezpečně a prokazatelně
Představu o potřebě ukládání elektronických dokumentů a jejich dlouhodobém ukládání má pravděpodobně každý. V převážné většině společností ukládají zaměstnanci nově vytvořené nebo aktualizované dokumenty na centrální file server. Kromě toho jim nově používané metody správy dokumentů umožňují vytvářet další modifikace pro efektivnější využívání informací, sdílení dokumentů, workflow postupy aj. Tak dochází k nárůstu počtu dokumentů, jejich verzí. Centrální file server bude nepřehledný, zcela zaplněn a případně se stane nefunkčním.
Řešení standardní automatické archivace dokumentů nabízí File System Archiving, který zajišťuje úsporu diskového prostoru file serveru, bezpečnou archivaci dat na neomezenou dobu, přičemž zabezpečí snadný a rychlý přístup k archivovaným souborům přímo z centrálního file serveru. Mimo to jsou soubory ukládány do tzv. indexové databáze, kde jsou vedeny informace jako např. název a typ souboru, cesta k souboru apod. To znamená, že v případě, že spojovací článek k archivovanému dokumentu je neúmyslně vymazán, může být opětovně navrácen bez ovlivnění archivovaných souborů na základě informací uvedených v databázi.
Jinak tomu ale je ve velkých společnostech, které denně přijímají nebo tisknout a rozesílají tisíce finančních dokumentů – faktury, složenky nebo průvodky aj. Typickými zástupci jsou společnosti podnikající v utilities, logistice nebo organizační centra např. pro obchodní řetězce, banky a pojišťovny aj. Pro každý jednotlivý dokument platí stejné legislativní požadavky, jako pro každý jednotlivý dokument, tj. o nutnosti zachování dokumentu v prokazatelně nezměněné podobě až několik let.
Jakmile společnost operuje s velkými objemy obchodní dokumentů, dochází i sekundárnímu efektu, a to k prodlužování doby na zálohování či zpětného obnovení ze zálohy nebo dokonce k zahlcení produktivního systému, a tím k nárůstu jeho administrace.
Dokumenty příchozí a vznikající ve společnosti – řešení pro správu a oběh dokumentů v rámci jejich kompletních životních cyklů. Sledování historie změn dokumentů, verzování, tvorba ze šablon apod. Procesy spojené s dokumenty lze zrychlit a zeefektivnit pomocí workflow. Nemalým přínosem je ukládání historie workflow a celý proces je tak zpětně auditovatelný.
Odchozí dokumenty – archivace originální podoby výstupních dokumentů, například pro pozdější dokladování. Tyto dokumenty lze zatřídit do systému pro správu dokumentů DMS, ERP aj. Tento typ řešení uspokojuje potřebu archivace hromadně generovaných dokumentů zejména z prostředí tiskového serveru či SAP, případně i dalších aplikací (generátor dat). Proces archivace probíhá v dávkách dokumentů a na platformě sdíleného souborového systému. V rámci služeb serveru je dávka postupně zpracována, dle konkrétně definovaného procesu zpracování, resp. archivace dat, včetně poskytnutí odkazu na archivovaná data cílové aplikaci (URL odkaz, záznam atributů dokumentu).
Další možnost hromadné archivace je archivace tiskových sestav. Řešení umožňuje automatickou archivaci reportů, které jsou opatřovány atributy a zařazovány do přehledné stromové struktury.
Z technického a funkčního hlediska nejlépe vyhovuje podmínkám provozování v prostředí SAP R/3, mySAP.com, SAP Enterprise.
Archivace databáze neboli odarchivování starších dat na archivní úložiště. K datům je zachován online přístup ze SAP GUI. Data jsou nejen bezpečně a dlouhodobě uložena, ale zmenšením databáze se systém stává mnohem stabilnější, rychlejší a snadno obnovitelný.
Uvedená řešení jsou určena nejen pro systém SAP, ale také pro další ERP systémy. Hromadná archivace dokumentů a dat umožní vyšší zhodnocení investic, stabilní výkon a snížení nákladů na administraci produktivních podnikových systémů. Imperativem pro uchování elektronických dokumentů je především jejich bezpečné a obnovitelné uložení z hlediska legislativy a potřeb auditu managementu jakosti.
