Elektronické schvalování a workflow
Hlavní přednosti
- Elektronické zdokumentování všech relevantních dokumentů nebo úkolů ve společnosti (bezpapírová společnost)
- Automatický proces oběhu e-formulářů, zrychlení oběhu
- Transparentnost, autorizace kroků - redukce podnikového rizika
- Zastupitelnost a možnost eskalace řešení nebo úkolu
- Centralizace uložení dokladů v rámci podnikového ERP systému
- Zvýšení firemní kultury a znalostní úrovně zaměstnanců
Automatizace a integrace procesů pomocí elektronických formulářů a workflow
Workflow znamená využívání aplikací a technologií pro automatizace výkonů v každé fázi obchodního procesu. Příkladem užití workflow jako komponenty ECM mohou být automatický oběh dokumentů nebo oběh úkolů k mezi uživateli, kteří jsou za práci na dokumentu nebo úkolu zodpovědni.
Do každé společnosti přichází množství obchodních dokumentů, u nichž ihned po přijetí je nastartován proces zpracování. Tento proces by měl být zmapovaný a systematicky opakovatelný (typizovaný), měl by se řídit podle tzv. scénářů. Zejména u finančních dokumentů jsou stanovena obecně platná pravidla, která si konkrétní společnost pouze modifikuje. Jedná se např. o schvalování příchozích faktur. Podle výše fakturované částky přejímají zodpovědnost schvalovatelé, kteří musí ověřit věcnou a finanční správnost. Hraje zde roli i čas, potřebný na schválení a také určený datem splatnosti faktury versus optimální doba úhrady faktury z pohledu podnikového cash flow. Proces končí příchodem do účetního oddělení k zaúčtování a tzv. likvidací faktury.
Takto ustálený postup lze efektivně zautomatizovat a zrychlit tak, že již při vstupu dokladu do organizace dojde k těmto krokům:
- skenování = pořízení elektronické formy dokumentu (image dokumentu)
- schválení image dokumentu
- uložení e-dokumentu dle kvalifikace druhu dokladu do centrálního úložiště většinou integrovaného do podnikového ERP systému
- vygenerování e-formuláře systémem – předběžný elektronický doklad (pro image dokumentu)
- doplnění předběžného elektronického dokladu metadaty (údaji o příjemci, dodavateli, částce, termínu úhrady atd.)
- kvalifikace dokumentu, která určuje typ oběhového např. schvalovací scénáře s určenými osobami a postupem předběžného elektronického dokladu společností
- nastavení distribuce zodpovědností např. za náklady na jednotlivá střediska (a souvztažné schvalovací scénáře)
- automatická notifikace účastníkům workflow – schvalovatelům do mailového klienta
- posouzení dokladu jednotlivými schvalovateli (vrácení) v rámci organizace až k definitivnímu vyřešení obsahu dokladu
Výše uvedenými kroky může postupovat plnění a schvalování projektů, úkolů, přidělování investic, schvalování nákladů, schvalování dovolené aj. Při elektronickém workflow lze využit s výhodnou i elektronický podpis.
Vytvoření elektronických formulářů a systémová podpora automatických obchodních i řídících procesů pomáhá managementu firmy efektivně hospodařit se zdroji. Dochází k zvýšení firemní kultury a znalostní úrovně zaměstnanců, k zásadní úspoře času, úspoře papíru, vytváří se systematické a centrální úložiště pro relevantní informace a optimalizuje se jejich dostupnost jak pro řízení, tak pro případný audit a sporné případy.
